作位外貿(mào)業(yè)務(wù)新人,我們首先需要了解,在國際貿(mào)易進(jìn)出口業(yè)務(wù)中,需要做什么。
國際貿(mào)易專業(yè)的外貿(mào)新人,對于基礎(chǔ)理論知識,他們了解,但真正涉及到實際操作,就不一定能行,畢竟理論和實際還是有差距的。
非國際貿(mào)易專業(yè)的外貿(mào)新人,等到了解完所有基礎(chǔ)理論,才去做外貿(mào),估計耐心也用得差不多了。
所以,我這里,簡單列出了外貿(mào)業(yè)務(wù)的一般操作流程,并附上相關(guān)文件模板,方便更好地理解。注意事項我特意用黑體標(biāo)注。
1、市場調(diào)研:收集客戶的信息。
需要搞明白以下幾個問題:
誰是我們的現(xiàn)有客戶?
潛在客戶是誰?
我們潛在客戶需要的是什么樣的服務(wù)?
他們?yōu)槭裁匆I?
市場調(diào)研,總的來講包含三個部分:國家和地區(qū)的信息、海外市場信息和海外客戶信息。
現(xiàn)在的業(yè)務(wù)員,很多時候把這步給省了。開發(fā)信群發(fā),漫天飛,猶如大海撈針。管它是魚是蝦,先抓上來再說。
我看過很多文筆優(yōu)美的英文開發(fā)信,也有以下這種簡潔,一目了然,更容易勾起客戶的興趣 :簡短,配上相關(guān)圖片。開發(fā)信帶附件,容易被當(dāng)成垃圾郵件攔截或者列入郵箱黑名單。
2、尋找客戶:在市場調(diào)研做完后,我們需要判斷出哪些市場是適合我們自己產(chǎn)品的,把這些市場定為目標(biāo)市場。
在目標(biāo)市場上,尋找我們的潛在客戶及目標(biāo)客戶,并與他們建立業(yè)務(wù)關(guān)系。
這些客戶怎么尋找?可以通過朋友介紹,社交網(wǎng)絡(luò)(臉書、推特和領(lǐng)英等),搜索軟件推廣,媒體廣告,展銷會和其他網(wǎng)絡(luò)平臺等方式。
更主動的方式:平臺引流+展會。線上線下相結(jié)合
在社交平臺,定時更新自己的動態(tài),巧妙添加產(chǎn)品,增加曝光量,主動添加適合自己資料的好友。邀請參加展會,完成客戶轉(zhuǎn)化。
3、建立業(yè)務(wù)關(guān)系:當(dāng)我們找到目標(biāo)客戶后,盡力和他們建立業(yè)務(wù)關(guān)系。
第一種是業(yè)務(wù)代表提前預(yù)約,登門拜訪。
第二種方式,通過互聯(lián)網(wǎng),與客戶取得聯(lián)系。常用郵件,電話,社交軟件等工具。
第二種方式,既便宜又高效,我們首推第二種。
4、報價:建立業(yè)務(wù)關(guān)系后,我們把產(chǎn)品推銷給客戶,客戶會向我們要報價(Inquiry)。
而出口商需要報價給客戶(offer)。這階段總的分成4個部分:客戶詢價、出口商報價、雙方議價接受、簽訂合同、列名條款。
以下為報價模板參考(備注下的條款,根據(jù)每個公司的情況而定)
5、簽訂合同:客戶在確認(rèn)訂單前,通常需要工廠,根據(jù)他的訂單數(shù)量,讓出口商發(fā)送形式發(fā)票(Proforma Invoice),簡稱PI。
形式發(fā)票內(nèi)容包含:產(chǎn)品規(guī)格、顏色、材料、價格、數(shù)量、包裝方式、運(yùn)輸貿(mào)易方式、付款方式、發(fā)貨時間等條款。
有的客戶,有自己的合同格式。收到合同確認(rèn)件后,我們需要對照條款,仔細(xì)檢查,是否超出之前的談判范圍,或者遺漏。如果有的話,需要提醒客人做修改。
以下為PI模板。
6、合同履行:合同簽訂后,下一步是履行合同。
按照合同約定,客戶支付定金或者開出信用證。出口商安排生產(chǎn),按照客戶要求保證品質(zhì)、數(shù)量、包裝,規(guī)格等沒問題,按時交貨。
這一步,需要業(yè)務(wù)員或者業(yè)務(wù)跟單員及時跟進(jìn)進(jìn)度,把客戶對產(chǎn)品的要求,一點(diǎn)不漏的傳達(dá)給生產(chǎn)和品質(zhì)部門,確保信息無遺漏,以免出錯。
組建微信群,是公司現(xiàn)在很快捷的信息傳達(dá)方式。
以下為業(yè)務(wù)部下發(fā)訂單生產(chǎn)表格,分發(fā)到生產(chǎn)及其他各部門知悉,跟進(jìn)。
7、商品檢驗:根據(jù)有關(guān)法律,特殊商品必須進(jìn)行出口發(fā)貨前的檢驗。
或根據(jù)合同和信用證要求,產(chǎn)品需要出貨前驗貨。驗貨沒問題后,才可以安排發(fā)貨。
具體檢驗標(biāo)準(zhǔn),由哪家公司檢驗,客戶在合同或者信用證里面都會有要求。
出口商,對照產(chǎn)品資料及相關(guān)測試要求,或者準(zhǔn)備相關(guān)測試證書,保證檢驗通過。
商品檢驗沒問題,通常驗貨公司會出具OK驗貨報告。報告格式,每個公司不一樣,但一定不離下面這個意思。
“We hereby confirm that the goods shipped from ABC company is quality approved for export "(我們確認(rèn)某公司這批貨物的品質(zhì),符合出口要求)。
8、發(fā)貨:安排什么樣的物流方式,根據(jù)貿(mào)易方式來定。
如果是EXW(出廠價)/FOB(離岸價),由客戶指定貨代來安排國際物流。
如果CIF(目的港價)、DDP(門到門),由出口商安排國際物流到國外指定倉庫和地址。
根據(jù)產(chǎn)品特性,確定發(fā)貨方式。通常大而重的貨物,選擇海運(yùn)和陸運(yùn)方式比較多。
輕而小的貨物,選擇空運(yùn)方式。總之,找到 一種適合產(chǎn)品的更實惠的發(fā)貨方式。
發(fā)貨前需要先訂倉,根據(jù)自己的生產(chǎn)完成時間,來確定船期,但此船期必須在客戶要求的發(fā)貨時間內(nèi)。船期確定,我們會收到訂倉確認(rèn)(S/O).
對于FOB貿(mào)易方式,客戶制定的出貨時間,通常是船開的時間。
我們必須提前制定好規(guī)劃,將生產(chǎn)完成時間,比規(guī)定時間,提前至少一個禮拜,以確保可以匹配到合適的船期。
以下為Maersk馬士基船公司S/O上面的主要內(nèi)容,供參考。
9、投保:國際物流是一個漫長的過程。為了確保不受損失,在物流這塊,需要買保險。
EXW(出廠價)/FOB(離岸價)貿(mào)易方式的訂單,保險由客戶來安排。
而對于CIF(目的港價)、DDP(門到門)等貿(mào)易方式,保險由出口方來負(fù)責(zé)。該保險通常要求在船開前2天,就要安排。
10、貨物裝運(yùn):在產(chǎn)品品質(zhì)沒問題,船期確定后,安排裝運(yùn)。
一般在裝運(yùn)單S/O上的結(jié)關(guān)(closing)前2天安排裝運(yùn),預(yù)留足夠時間,完成出口手續(xù)商檢清關(guān)。
按照S/O上的時間,及時提交補(bǔ)料(SI )和重量資料(VGM),保證貨柜順利上船。
11、交單文件:單證對于客戶進(jìn)口方,非常重要。
單證通常包括發(fā)票(Invoice)、裝箱單(Packing list)、提單(Bill of Lading)、產(chǎn)地證(C/O)等。
根據(jù)合同和信用證要求,可能還有其他驗貨報告,船證,文件傳達(dá)報告等。
按照合同條款,我們需要將文件準(zhǔn)備齊全,才能收到貨款或者信用證款額。
如果信用證(L/C,D/P)付款,單證提交給銀行。其他付款方式下,正本單證文件需要在款額到賬后,才能將文件快遞給客戶。
提單正本文件的轉(zhuǎn)移,意味著貨權(quán)的轉(zhuǎn)移。這點(diǎn)需要特別注意。
以下為幾種常用交單文件模板,給大家參考。
A.產(chǎn)地證(普惠制叫FORM A,一般產(chǎn)地證C/O,不同國家需要不同的產(chǎn)地證,網(wǎng)上一搜就知道,以下模板為一般產(chǎn)地證C/O,兩種內(nèi)容模板差不了多少)
B.Invoice(商業(yè)發(fā)票):
C,提單補(bǔ)料(每個船公司有固定的提單格式)
D.裝箱單:
注意:同一套文件中,所有文件中包含的總重量、總立方數(shù)、總數(shù)量、總件數(shù)、收貨人(除信用證對提單收貨人有特別要求外),發(fā)票號碼等都必須保持一致。
出現(xiàn)不一致,將導(dǎo)致不符,銀行審單不通過,無法收款;或者導(dǎo)致目的地清關(guān)遇阻,客戶受損。如發(fā)現(xiàn)問題,需要及時更正。
12、收款:客戶或者銀行確認(rèn)單證沒問題后,將會安排付款。付款方式通常有電匯T/T,付款交單(D/P),信用證(L/C)等方式。
非銀行交單,確保款額到賬后,才能安排單證,快遞給客戶。銀行水單,有時候也可以是假的。這點(diǎn)需要注意。
13、售后服務(wù):在客戶收到貨后,如果產(chǎn)品出現(xiàn)問題,或者因為出口商,沒有按照合同保證品質(zhì),導(dǎo)致客戶在目的地市場,出現(xiàn)投訴、索賠等情況,客戶會找出口商來解決。
業(yè)務(wù)員對待售后問題,需要慎重處理。在這塊處理的好壞,通常直接影響到客戶后續(xù)的合作。
碰到問題,首先從業(yè)務(wù)員自己這方面來調(diào)查,是否有資料和信息溝通方面的錯誤。如果可以解決,不影響公司利益的情況下,盡快回復(fù)客戶解決方案。
如果比較嚴(yán)重的售后問題,需要盡快反映給公司,調(diào)查了解情況,并盡快給出補(bǔ)償方案,反映給客戶,爭取征得客戶的同意和諒解。
14、退稅:國家為了鼓勵出口,增強(qiáng)商品在國際市場的競爭力,提供不同類型產(chǎn)品、不同費(fèi)率的退稅。出口退稅率,從5%到17%不等。
企業(yè)必須是一般納稅人,才可以享有該權(quán)利。很多中小企業(yè),公司沒有專業(yè)的報關(guān)和財務(wù)人員,委托專業(yè)的退稅代理服務(wù)機(jī)構(gòu),支付服務(wù)費(fèi)來完成。
一些傳統(tǒng)行業(yè),或者技術(shù)含量不高的行業(yè),利潤可能主要來自退稅。
以上流程中,業(yè)務(wù)員對于出口報關(guān)、退稅這塊,用不著很專業(yè)。
業(yè)務(wù)員的主要精力,應(yīng)該放在業(yè)務(wù)開發(fā)和客戶維護(hù)這塊。后面這些流程,可以交給業(yè)務(wù)跟單員或者單證船務(wù)員來做。
很多企業(yè),外貿(mào)業(yè)務(wù)員并沒有配助理,除了報關(guān)和退稅這塊接觸少點(diǎn),其他流程,基本都需要自己處理。
外貿(mào)業(yè)務(wù),很多是大額交易。前面的業(yè)務(wù)開發(fā)部分,很重要;后面的操作流程,同樣重要。如果疏忽,同樣會造成公司利益受損,客戶流失,最后影響到業(yè)績。
對內(nèi)對外都要應(yīng)付,優(yōu)秀的外貿(mào)業(yè)務(wù)代表,即是一位業(yè)務(wù)談判高手,又是一位內(nèi)部協(xié)調(diào)高手,所承受的壓力,可想而知。
一份耕耘,一份收獲。
掌握了訣竅,摸清了門路,作好規(guī)劃,我相信,夢想是可以實現(xiàn)的。
(來源:奇來)
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