對(duì)于很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員而言,無論是新人還是老手,其中外貿(mào)開發(fā)信是必須接觸和學(xué)習(xí)的重要外貿(mào)文件。
首先,先從概念上對(duì)外貿(mào)開發(fā)信進(jìn)行了解一下。
外貿(mào)開發(fā)信指的是發(fā)送給外貿(mào)客戶的以尋求合作為目的的電子郵件。
無論是在前期開發(fā)外貿(mào)新客戶的過程中,還是在努力維護(hù)外貿(mào)老客戶的工作中,外貿(mào)開發(fā)信都起著至關(guān)重要的作用。
通過發(fā)送外貿(mào)開發(fā)信可以讓客戶了解我們外貿(mào)公司新推出的各種外貿(mào)業(yè)務(wù)或者外貿(mào)商品,從而讓有需求的客戶對(duì)我們進(jìn)行下單,實(shí)現(xiàn)外貿(mào)交易的目的。
一封高質(zhì)量的開發(fā)信并不是那么好撰寫的,不論是標(biāo)題還是內(nèi)容都是需要精心設(shè)計(jì)。
怎樣才能寫出一封高回復(fù)的開發(fā)信呢?
大概分為以下六個(gè)部分:
一、外貿(mào)開發(fā)信的標(biāo)題的擬定
外貿(mào)開發(fā)信寫得好不好、精不精彩決定了我們能不能得到潛在客戶的青睞,而外貿(mào)開發(fā)信的標(biāo)題更是整封信的點(diǎn)睛之筆,因?yàn)樗鼪Q定了客戶會(huì)不會(huì)打開你的這封信,會(huì)不會(huì)看到你精心準(zhǔn)備的內(nèi)容。如果標(biāo)題寫得不好,信里面再精彩也是徒勞。
一些實(shí)用建議:
1.保持真實(shí)性
大多數(shù)人發(fā)送的開發(fā)信都是為了營(yíng)銷的目的,但是無論你使用的什么模板或技巧,首先要確保的郵件的質(zhì)量,不應(yīng)該讓開發(fā)信的標(biāo)題一眼看上去,就是一封明顯的營(yíng)銷型郵件。想象你是正在給你真正認(rèn)識(shí)的人寫郵件一樣。
2.保持合適的長(zhǎng)度
許多人只在他們的智能手機(jī)上查看郵件,因此保持主題行簡(jiǎn)短是非常有必要的。如果它們太長(zhǎng),它們可能會(huì)溢出到第二行,或者更糟糕的情況是被切斷,造成意思表達(dá)不到位甚至出錯(cuò)
3.保持相關(guān)性
想想這個(gè)人為什么需要你的產(chǎn)品或服務(wù)。這個(gè)銷售郵件與他們有什么關(guān)系?此外,你也要確保郵件的正文也是相關(guān)聯(lián)的。
你不僅要確保你的主題行非常吸引力,而且更要確保郵件內(nèi)容跟主題行的信息是相關(guān)的。
4.保持真誠(chéng)
讓你的郵件收件人真正感受到你是想要通過向他們提供此產(chǎn)品或服務(wù)來幫助他們。這才是你真正的目標(biāo),也許這意味著給予他們恭維,或評(píng)論你們參加的活動(dòng)。你要做的是嘗試建立真正的連接,而不是盡快完成銷售。
有時(shí)候非常用力地去推銷產(chǎn)品,效果不一定好,反而真誠(chéng)的提供幫助或資源,才能收獲一個(gè)潛在客戶。
二、外貿(mào)開發(fā)信的開場(chǎng)白
外貿(mào)開發(fā)信開場(chǎng)白包括2個(gè)部分:稱呼部分及郵件的第一句話。
一個(gè)優(yōu)質(zhì)開場(chǎng)白的重要性在于,它可以抓住客戶的眼睛,并帶領(lǐng)他們順利過渡到正文的閱讀,也是客戶能夠看完你開發(fā)信的一個(gè)重要保障。
開場(chǎng)白的重點(diǎn)是提出相關(guān)性,當(dāng)潛在客戶點(diǎn)擊主題行后進(jìn)入郵件,在看到的第一句話的時(shí)候,他們就可以判斷是不是跟自己或自己的公司有關(guān)系,如果毫無相關(guān)性,順手就刪除了。
如果一開始你就把自己定位成為一個(gè)顧問,商業(yè)專家或?qū)δ硞€(gè)方面感興趣人,這將對(duì)潛在客戶繼續(xù)閱讀你的開發(fā)信或郵件非常有幫助。
三、內(nèi)容是重中之重
很多外貿(mào)客戶的時(shí)間都是很寶貴的,因此如果外貿(mào)開發(fā)信內(nèi)容長(zhǎng)篇累牘,相當(dāng)于是你自己放棄了這次交易。
外貿(mào)開發(fā)信在內(nèi)容上,簡(jiǎn)單的打過招呼之后,直接切入正題,要盡可能在兩三句話之間確保客戶了解我們寫這封外貿(mào)開發(fā)信的目的,讓客戶抓住其中的要點(diǎn)信息。
如果客戶有購(gòu)買需要,那么他們肯定會(huì)往下繼續(xù)閱讀的。如果客戶現(xiàn)階段沒有什么購(gòu)買需要,至少給他們留下了我們公司正在做某某業(yè)務(wù)的印象。
四、外貿(mào)開發(fā)信的價(jià)值主張
它是外貿(mào)開發(fā)信中非常重要的部分,你要靠它來告訴收件人,你與他們聯(lián)系的原因。一方面你需要寫一些關(guān)于你自己和你產(chǎn)品的東西,同時(shí)另一方面,你又要將注意力集中在收件人身上。
要避免的錯(cuò)誤:過于關(guān)注自己的產(chǎn)品或服務(wù)。
你應(yīng)該忘記提供產(chǎn)品功能的長(zhǎng)篇清單,并且停止喋喋不休地告訴潛在客戶你的產(chǎn)品有多棒。
要記住最重要的事情是:避免在外貿(mào)開發(fā)信中使用“me, me, me, we, we, we”這樣以你自己為中心的第一人稱。
因?yàn)殚_發(fā)信中構(gòu)建的故事不應(yīng)該是關(guān)乎你的,也不可以全都是關(guān)乎產(chǎn)品的,而是關(guān)乎收件人和他們的公司的。客戶才是主角,你需要讓他們感受到這一點(diǎn)。
要知道,“提供幫助”和“促成銷售”之間的一線之隔。而一封高質(zhì)量的外貿(mào)開發(fā)信的關(guān)鍵就是確保永遠(yuǎn)不會(huì)越過這條線。
五、外貿(mào)開發(fā)信的Call to Action
外貿(mào)開發(fā)信的最終目標(biāo),也是最正確的目標(biāo):獲得客戶的回復(fù)。
也就誰說外貿(mào)開發(fā)信前期的準(zhǔn)備和鋪墊都是為了一個(gè)要回復(fù)。而回復(fù)率的高低跟call to action的直接相關(guān)。一個(gè)清晰且恰當(dāng)?shù)腃TA,會(huì)帶來更好的回復(fù)率,一個(gè)冗長(zhǎng)且模糊的CTA會(huì)讓潛在客戶不知道接下來要做什么。
所以,如果沒有一個(gè)明確且有力的行動(dòng)召喚call to action,還不如不寫開發(fā)信。
六、外貿(mào)開發(fā)信的結(jié)尾
一個(gè)優(yōu)雅大方的結(jié)尾可以讓你的專業(yè)度有明顯提升,可以給客戶留下禮貌和良好的服務(wù)印象。
據(jù)有效數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),當(dāng)我們將以“感謝”作為結(jié)束的郵件與其他所有郵件進(jìn)行比較時(shí),我們發(fā)現(xiàn)以感謝結(jié)束的郵件平均回復(fù)率為62%。相比之下,其他郵件的回復(fù)率為46%。因此以表達(dá)感激的方式為結(jié)束語的郵件比其他郵件的回復(fù)率的相對(duì)高了16%。
同樣值得注意的是,像“Regards”這樣的郵件回復(fù)率較低。而事實(shí)明,“Best”實(shí)際上是最糟糕的結(jié)束語。
研究表明,“Thanks in advance”獲得了最高的回復(fù)率,這是有道理的,因?yàn)猷]件的接收者在還沒有回復(fù)前就被特別感謝,這讓他們覺得很舒服或被尊重。雖然這有點(diǎn)裝腔作勢(shì),但效果卻很好,所以如果你想獲得回復(fù),那么這樣做顯然是你的最佳選擇。
總之,外貿(mào)開發(fā)信是整個(gè)貿(mào)易活動(dòng)的重要組成部分,也是很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員的必修課程。要想在外貿(mào)業(yè)務(wù)上精益求精,取得一番不錯(cuò)的成績(jī),外貿(mào)開發(fā)信是我們積累客戶和維護(hù)客戶的重要起點(diǎn),因此,作為一個(gè)專業(yè)的外貿(mào)工作者,要認(rèn)真且深入去學(xué)習(xí)外貿(mào)開發(fā)信,并充分結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn),爭(zhēng)取能夠擬寫出一份高質(zhì)量的外貿(mào)開發(fā)信,努力去叩開外貿(mào)成功之門。
(來源:外貿(mào)加油站)
以上內(nèi)容屬作者個(gè)人觀點(diǎn),不代表雨果網(wǎng)立場(chǎng)!本文經(jīng)原作者授權(quán)轉(zhuǎn)載,轉(zhuǎn)載需經(jīng)原作者授權(quán)同意。
(來源:外貿(mào)加油站)