【編者按】：如果你只是一家外貿公司，沒有自己的工廠，那在產品質量問題上就得多留個心眼，不然的話，冷不丁你就會收到國外客戶的投訴和索賠。面對客戶的索賠要求，很多業務員都會將罪責歸咎于工廠身上，盡管有些工廠確實逃脫不了干系，但當下最要緊的是如何良好溝通，既能保證與工廠的長期合作關系，又不會影響到客戶對公司形象的質疑。對于這樣的事情，料神SAM向雨果網分享了他的見解。

原文分享如下：

外貿這幾年，接到過客戶大大小小的索賠不下三十次。很多業務員面對客戶提出的索賠，根本就不知所措。

不少業務員都會以生氣責備的口氣告知客戶，因為質量包裝原因索賠XXXX美金，費用工廠承擔。也確實很多工廠迫于無奈，交了高額學費，付出慘痛的代價。

面對客戶的索賠，最重要的是穩住心態，千萬不要自亂陣腳！

1）首先核實客戶說的情況是否真實，注意搜集證據。

很多業務員收到客戶索賠郵件后，什么都不考慮就抓起電話，把工廠批評臭罵一通，這真的是屬于無腦的行為！

99%的工廠都會說不可能，我們的質量/包裝一直很注意，從來沒有被客戶投訴過，絕對不可能出現問題。你百口莫辯。

這個時候，首先不要先告知工廠索賠的事情，先聯系客戶，索要照片等相關材料。耳聽為虛，眼見為實。

We are very surprised to hear that news. Sorry for the inconvenience caused by this.

I've report this to our factory manager, now we are going to have a meeting to discuss this problem. Could you please send us some photos then I could show them in the meeting ? We need to find out the reason and will discuss the solution.

Thanks in advance.

2）拿到實際的證據之后，聯系工廠，告知情況，要求盡快查明原因 。

給工廠打電話也好，寫郵件也好，都必須要預先好好考慮，應該怎么溝通。  

舉個例子，客戶因為產品質量問題索賠，要求索賠2500美金，客戶發來多張照片，確實此批貨存在做工上的問題，很多產品脫筋了。于是，我考慮了一番后，先給工廠打電話。

“張總，上次出的那批貨客戶投訴有質量問題，很多貨大面積脫筋了。客戶要索賠貨值的30%（3500美金）。客戶說等會拍照片發過來，您看怎么處理？”

“等你收到照片，發過來給我看一下，我再跟你說。”

然后再過幾個小時后，寫一封郵件給工廠，附上客戶發來的照片，正文中把客戶的索賠原文稍加處理粘貼上（2500USD改為3500USD，客戶的口氣改得生氣些，加些感嘆號，給一些語句標上紅色），然后在英文的下面，原原本本地寫上中文釋義，語言用詞上不要過渡引申和渲染，原原本本地體現口氣，感嘆號和標注紅色即可。  

郵件的最后，要求工廠立即配合調查原因，回復客戶。  

工廠張總收到郵件后，立即安排相關人員去排查生產記錄，調查當天負責生產的工人，調查原材料購入記錄之后變差的原因：上一批采購的橡筋，換了一個供應商，彈性沒有之前的好。（質量把控的問題）工廠如實告知了原因后，并且提到客戶的賠款數額太高，麻煩盡量和客戶解釋情況。

3）慎重地回復客戶的索賠郵件，表達歉意，解釋原因，給出解決方案，爭取降低賠款。

我考慮了一下，認認真真地回復了客戶郵件。  

首先表示非常抱歉，其次說明原因在于我們的原材料供應商前兩個月更換了新的機器，由于新機器的磨合期還沒有過，生產出的橡筋不是很穩定。

這里注意：有些時候犯的一些“低級錯誤”不要直接就原文不動地發給客戶，發過去你考慮一下，客戶對你的公司是什么樣的印象？所以，適當的組織措辭很有必要。

針對這次的質量問題，公司非常重視，專門召開了會議，所有生產相關的部分負責人都參與檢討工作上的不足。

最終提出解決方案: 新的機器不會再立即投入生產，公司會派專門的技術人員進行調試磨合，磨合期過后，再投入正式生產。  

索賠金額方面，我方損失太多。產品本來就利潤很薄，因此懇請客戶考慮一下長期的合作，能夠適當降低一些賠款，不影響之后的合作關系。  

客戶回復郵件，他也希望這次的事件不會影響到合作關系。但是他的老板說最少必須賠付2000美金。

4）積極和工廠聯系，表現出努力和客戶溝通爭取降低賠款。

我又打電話給工廠張總，告知已經把情況都解釋給客戶了，但是客戶態度非常強硬，一定要索賠3500美金。這樣，您先別急，這兩天我會好好跟客戶談談，希望能夠有些回轉的余地。張總感激地連連說道，拜托了！  

5）虛心承認責任在于我方，會盡快妥善安排并答復。

我回復客戶，感謝理解和信任！責任確實在于我們，我們正在積極調查，一定盡快給出答復。

注：這里有些業務員會務求和客戶商量，賠款從下一個訂單貨款中扣除。我也曾經和一些客戶這樣談過，但是有很多客戶并不太能理解一個問題要放到后面再解決的態度。

我的很多客戶回復不能接受這么做，更有的客戶說：

Don't make things complex ! You should show the respect and sincerity in this order, NOT FUTURE ORDER !

6）給工廠一些意外的驚喜。

隔了兩天后，我再次給張總打電話，口氣喜悅：（通電話的時候，哪怕你笑笑，對方也是能感受到的）  

“張總，我這兩天天天給客戶的老板打電話，說好話求情，客戶口氣放軟了一些，客戶公司老板說考慮到今后還想繼續合作，同意降低一點索賠金額，3000美金。”

“太好了！這次的教訓太大了，以后我們一定注意控制好質量，絕不會再出現這樣的問題！”

“謝謝您的理解！我知道你們這次損失很大，可是質量出現問題，我也沒有辦法！錯了就是錯了，很多時候我沒辦法跟客戶討價還價，借口多了，客戶可能會很反感不跟我們合作了！”

“恩，是的。那就這樣吧，這次就當花錢買個教訓吧！真是謝謝你！”

“應該的，誰都不想出現這樣的問題。有什么新的進展，我再及時通知您！”

然后又過了兩天之后，我再次給張總電話，口氣更加喜悅：“張總，這兩天我和客戶商量了半天，希望可以再降低一些賠款。客戶說如果我給他更好的支付方式，他就想辦法和他們老板減少賠款。我和公司領導商量了一下，我們都覺得做為合作伙伴，遇到困難的時候應該幫一把渡過難關。我們最后給客戶預付款由30%降到20%，尾款船快到港前十天付款。作為條件，客戶也最后同意了索賠金額從 3000美金 降到2500美金！”

“太感謝了！我這兩天都為這個事情愁的睡不著覺。損失少一點是一點！”  

“這次確實損失不小，下次一定要注意了。另外，我跟公司領導商量了一下，這個訂單本來利潤就不多。作為長期合作的伙伴，這單我們就抱著不賺錢的打算，幫您承擔500美金。發生這種情況，誰也不想看到。我也只能做這么多了！希望這個事情盡快能夠順利解決。”

“太好了！過兩天我親自去你們公司去一趟，登門道歉！另外你下次來我這邊，我要好好表示一下感謝！”工廠千恩萬謝。  

最后，工廠按照2000美金的賠款，在貨款中扣除了。從此之后，我每次去工廠都熱情招待，打樣品也很積極配合。

7）讓工廠簽訂質量保證書

為了避免再次出現以上的質量情況，起草一份正式的質量保證書很有必要！

為以后處理類似問題，增加談判的籌碼和保證。也能讓工廠足夠重視你的貨的質量。

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