和一個同學聊天，她向我訴說她現在的工作狀態：

上班時經常都是東一榔頭西一棒槌，感覺每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。經常到離下班還有不到一小時的時候才發現還有幾封新的郵件還沒有回，還得加小會班。下班路上反省今天上班的收獲和成績，總是慚愧下決心第二天多注冊幾個網站，多整理資料，研究客戶。

我想這種情況的確存在于一些業務員身上。那么我就謹以此文給這些朋友一些建議，希望對你們有所收獲。

有人說：人生最寶貴的兩項資產，一個是頭腦，一個是時間。無論你做什么事情，就算不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平，決定了你事業乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個星期有168小時，其中按照平均睡眠一天8小時算（我嚴重睡眠不足），一周睡覺時間56個小時。有21個小時用于吃飯和休息，剩下的只有91個小時是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個小時，你如何運用好，才能讓自己向著最初的目標和方向前進？

每天下班前5分鐘想一下，今天一天都完成了哪些事，沒有完成哪些事。在這過程中，你是否保持著清晰的思路？

從今年六月份開始，公司陸陸續續來了幾個新業務員。當初他們來的時候，公司搞了一系列的新員工培訓，我也給他們培訓過業務開發和業務跟進。

上周的某天傍晚，我如往常一樣在公司里加班，老板一反常態地拉了把椅子坐到我辦公桌邊，散了根煙，說還沒忙完啊，注意休息身體要緊，別累著。我知道，老板估計有話要找我談。果然隨意寒暄了幾句，老板說幾個新來的業務員，來了也有近半年了，業務上面還是沒有多少起色，有的甚至還沒有開張。感覺他們平時也沒閑著，每天開發信也發的不少，阿里的詢盤有不清楚的也經常去問產品知識。但每次例會，問他們在忙些什么，需要他們匯報的時候，他們幾個都說不出很詳細的內容。

我能理解，公司的管理者，都是在意過程的同時，更看重結果。我想他們更多的是通過業績來判斷自己的員工是否是真正的在忙。換位思考，如果我是領導，我也會不禁考慮，一個業務員如果一個月只有兩三萬美金的銷售額，到底能有多忙呢？

之后老板讓我留意辦公室的業務員的工作狀態，并找他們談談，到底有什么問題。于是我觀察了一周，發現一些問題：工作效率低下，工作無計劃性，把很多時間是浪費在許多根本不重要或者不必要的事情上。  

我們早上是9點上班，但是我發現都10點半了，還有一些業務員在看騰訊新聞。不得不說，騰訊的新聞彈窗新聞內容的確很豐富，羅列了很多熱點新聞。而這些新聞，點了一個之后又會想點下一個。

可能他們覺得，早上剛來沒什么狀態，先看看新聞過渡一下。不過在職場中還是要注意，凡事要掌握個度。我一般都是隨便看看經濟類的，其他娛樂八卦很少看。

另外，我發現有些人是完美主義者，對于一些不重要的小事，也要力求完美。舉個例子，有個新業務員就為了郵件的簽名排版的好看來來回回糾結，修改了一上午。我實在搞不懂，有那個必要嗎？搞得像是在寫一個復雜程序的代碼！

另外，很多業務員是在被動地工作。客戶詢盤來了，就準備回復詢盤，回復客戶的郵件。一旦沒有客戶找的時候，就感覺沒事情做了。其實，事情很多，沒有計劃，就不知道從哪里下手。做了計劃之后，就不一樣了，每天都排得滿滿的，維護客戶、跟蹤客戶、寄樣品等，這樣，每天計劃完成，工作也會充實許多。

外貿業務員到底如何提高工作效率？

我們先從總體說說時間分配吧，從一個外貿業務員早晨走進辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）

一、先打開網頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。

作為一個外貿業務員，及時了解匯率的動向是很必要的工作。

另外，我一般還要看看國內的原材料的價格走向。一般頂多十分鐘可以完成。(比如可以在Ali 的原材料市場頻道或者其他行業性資訊網站)

二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表，查看一下有哪些客戶是已經有一段時間沒有聯系的。（我一般是按照2-3個星期左右的時間）

給他們逐個發一些問候的郵件，郵件的內容根據不同的對象選擇不同的內容。

這么做的好處在于：

1） 和未成交客戶保持聯系，讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！

持續地聯系，給未成交客戶一種感覺，你的服務很好并且有誠意跟他合作，那么當他的老供應商出問題的時候，他會給你機會！

拿個找貨代的事情為例。以前我們公司有固定貨代的時候，我們一接到新貨代的自我推薦的電話，都是隨便應付幾句，恨不得早點掛電話。后來，公司的貨代出現了問題，決定更換貨代。正好過了兩天，接到一個打過好幾次電話的貨代的來電，于是很高興，約了時間談談。后來貨代過來以后詢問了一下價格和服務，之后很快就合作起來了。

郵件的內容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，客戶沒那么多時間看！有些業務員，寫開發信的時候已經寫了一堆介紹公司優勢如何如何的內容，那么跟進的時候根本不需要再寫了！寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。

Dear XXX,

How are you ? I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?

If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,

XXX

2）和已經成交客戶增進關系，展示服務！

客戶都喜歡有跟進意識的服務人員。

設想一下，當你從商場里買了一個不知名品牌的電器，買回來用了一周后突然有個回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會對今后提升產品的品質和服務起到至關重要的作用。你會不會感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產品品牌如何，產品體驗如何，起碼服務應該說是比較滿意的。對這個品牌或者制造商內心也會打一些分。

其實放到外貿中是一個道理，有些業務員認為出了貨，收了尾款這一單就結束了。其實，實際情況告訴我，每一次的售后跟進都是客戶決定返單的一個機會。這對加強客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發的郵件，為什么不做呢？ 郵件的內容簡潔為主。

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods ? How do you think ?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,

XXX

3） 提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃

郵件內容可以同1），老客戶收到后一般會很快回復你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。

三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。

外貿業務是一項連續性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個不恰當的比喻，就像農民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環節都需要去做，等待收獲收割的那一天。

對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。

這里我想說的是，我們做任何事情，其實都反映出我們的價值觀。打個比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內容我想是在維護老客戶。

人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什么，這個很重要。

按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。

先列清單：

每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據事情的性質分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。

給工作分類，重要不緊急的事情有：開發新客戶，跟進未成交客戶，研究目標市場，學習更多的產品知識，汲取更多業務經驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標，改進與供應商的關系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當休息等（一切對你未來業績提升有直接關系的事務）。重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準備樣品（維持你現有的業績的事務），完成工作計劃。 緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領導交待的非業務性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關大局。學會委托或分配這些事務交給助理、跟單甚至新業務員去做。 既不緊急也不重要：娛樂，上網，閑聊，消遣。  

平時把主要時間和精力集中于前兩類事務，這樣，工作時才是真正有效率。  

一般來說，每天固定花半個小時對一段時間未聯系的客戶“say hello”下。每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實事多了解一些，并且當做鍛煉閱讀能力。當有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當下熱點的話題。

每天半小時至一小時用來回復老客戶的郵件，簡潔表達清楚即可。把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復潛在客戶，力求建立起信任。每天花半小時的時間來研究了解目標市場，對一個目標市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業內的標桿客戶、主要規格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個B2B網站等等。

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