開發信被稱為外貿的敲門磚,那么外貿業務員又該如何把一個好的開發信展現在客戶面前呢?
有位外貿高手提出了開發信的3R原則,雨果小編在此分享這位高手的見解。其全文如下:
有人是這么形容的:Right time in a right way to a right person with a good luck!下面我們就來了解一下什么是3R。
Right time
1、周一不適合發郵件:一般來說周一不適合發信,因為通常周一客戶的郵箱會充滿業務信件或是垃圾郵件,這時候他處理郵件就沒那么認真了,也許隨便掃一眼就拖進垃圾箱了;
2、時差細節:對時差相差較大的客戶比如歐洲和中東印度的客戶比較適合在下午發信,他們可以在工作時間內馬上看到信,這對提高他們的回復率至關重要。
總結地說,一般來說發信的時間最好集中在周二、周三、周四會比較好,周五由于臨近周末,客戶需要處理的事情會比較多,可能比較忙,這時候客戶可能也不會那么認真看你的業務推薦信了,所以發信一定要注意把握時間,這是有效提高回復率的有效手段。
Right way
首先保證第一封推薦函一定不要群發。在我們平時以純Email方式進行開發業務的電子商務過程中,搜尋客戶的方式可能有N種,但如何讓客戶看了你的廣告函后回你信,這應該沒有人保證可以實現。事實上,并沒有一種方式可以保證你的目標客戶一定會理你,我們只能盡量寫一封比較對大眾胃口的推薦信以提升客戶去看信的欲望,及打開信后耐心看完信的興趣,并讓客戶了解內容后產生某些想法——想法是客戶回信的動力,回復才是硬道理。
當然,一封寫得再驚天地泣鬼神的信發過去,如果被服務器列為SPAM,那也等于零;如果通過了服務器,但客戶一看標題感覺有垃圾郵件的味道,不看直接刪除的也等于零;客戶看了以后沒什么感覺,那基本上也宣布等于零;只有客戶看了感覺有點價值,雖然沒有馬上回復。但歸檔處理,理論上說這還有點搞頭。因為等他有需要時,他腦海里想起你后還會翻出來聯系聯系;當然,唯一有意義的就是客戶看了你大作之后直接回復你。所以,適當地根據回復率調整信函的內容和方式也很重要,記得第一封信最好不要寫得太長或是太官樣文章,最好有點新意,不要跟別人發的廣告信一樣沒創意,那誰都不會有興趣看下去的。
Right person
1、思考發給誰最有效:你的信誰看了最有效,這是你發信前要考慮的問題,最好直接找到這個人而不是泛泛地指TO who will concern,當然如果找不到這個客戶的實際姓名只好直接稱呼MR+職務了;
2、盡量去搜索這個客戶的名字和郵箱:不過強烈建議聯系的時候最好能夠搜到他的名字和他的個人郵箱,這樣會大大提高信的回復率;如果真的找不到這個客戶的郵箱和個人郵件,那只好退而求其次,發到該公司的INFO郵箱,讓他們公司負責處理郵件的人轉了。比如,你發到該公司INFO郵箱里,給MR.MANAGING DIRECTOR or MR.GENERAL MANAGER的信,如果內容看起來不是那么SPAM的話,一般人家也會根據你信上稱呼的職務幫你轉的;
3、注重信的內容:如果能幫忙轉的話,內容是關鍵。如果你能在信中提到幾句他們公司的實際產品,往往會讓你的信避免列為SPAM的下場,可以說Right person是提高回復率最重要的一步,找到這個可以自己做決定的人才有辦法以最直接的方式打開局面進行順暢的業務溝通,最好你能在發信之前弄到這個人的名字還有其個人郵箱。
在發信的一開始,還要關注一點,那就是我們的郵件不要被他們的郵件服務器BLOCK為SPAM郵件。
其實被列為SPAM也是我們很多郵件的最終下場,雖然避免群發郵件,盡量不要在第一封信時以HTML格式發送,或是不要添加附件等小技巧可避免被列為SPAM,但來自中國的郵件還是很容易被國外的服務器列為垃圾郵件;其次是客戶不要看了郵件標題就直接刪除郵件;再次就是看你這封信的人是否在公司里有決定權,如果他不關心的內容,可能他就當垃圾隨手刪掉了,所以說在這個過程中運氣也蠻重要的。
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