2020年伊始，新型冠狀病毒突如其來，全國人民眾志成城打起了一場沒有硝煙的戰爭。為配合全國防疫工作，不少企業都選擇在家遠程辦公。相關數據顯示，春節結束后的第一個工作周，就有超過兩億職場人在家辦公。在家辦公確實在很大程度上緩解了疫情的壓力，但反過來也增加了企業管理的難度，讓很多沒有遠程辦公經驗的企業束手無策。

實際上，遠程辦公在科技公司中早就習以為常，青云QingCloud 就是其中身經百戰的一個。青云的員工一半以上都是研發工程師、架構師等技術崗位，有著十分濃厚的工程師文化；青云的員工遍布北京、上海、深圳、武漢、成都等 19 座城市，多數團隊都需要異地協同辦公。

基于此，青云QingCloud 在遠程辦公方面積累了很多成熟經驗，希望能夠在這個特殊時期分享給大家，為更多企業提升效率、恢復生產貢獻自己的一份力量。

一、高效的團隊管理

面對未知的遠程工作環境，不少企業管理者最大的擔心是團隊管理和工作效率問題，認為在線遠程辦公“無法監督員工”，員工會“順其自然”地懶惰、拖延、摸魚。

其實換個角度思考問題，企業在這個特殊時期，最重要的是提升組織效率和團隊凝聚力。

首先我們需要正視遠程辦公面臨的一些問題：比如，因為無法面對面，管理和溝通效率會有所下降；缺少集中辦公的工作氛圍，員工心態上容易滑入懶惰的溫床，難以專注高效地工作；員工身處不同的工作空間，不確定的干擾因素過多，項目協同和時效把控變得異常困難。

針對以上問題，結合青云QingCloud 多年遠程辦公的經驗，給大家三個簡單有效的解決方案：

1、管理者需要調整心態

“看不到≠不放心”，傳統監管不可取，管理者應注重培養員工的自驅力，通過明確的目標和目標拆解增強員工對工作的認同感和使命感。

此外，也需要多一些真誠的“小套路”，例如，開工“儀式感”要足，約定時間一起上線，分享假期收獲和工作規劃；關注員工的身心健康，增加工作以外的溝通，確保員工有一個積極的工作心態；

2、工作進度管理需要更細粒度

工作規劃、任務分派、節點匯報，都需要明確第一責任人并由專人跟進，有進展第一時間同步消息，有緊急事件直接 1v1 電話溝通或者安排電話會議，做到“件件有落實，事事有回音”；團隊成員的匯報與總結盡量以書面渠道展開，避免口頭低效率傳達；

3、建立例會和日報制度

形成早會（當日工作規劃）、晚會（當日回顧盤點）和日報（當天文字工作總結）制度，這樣一來就使得組織內信息公開透明，成員間更“啰嗦”，團隊就更牢固，還能防止工作“撞車”。

二、一些必備的工具

疫情拐點未至，全國復工潮來臨，遠程辦公還將在相當長的一段時間內成為常態，選擇合適的協同辦公工具不僅能降低溝通成本，還能提高遠程辦公效率，幫助企業打造人性化的協作流程，并且兼顧信息安全，防止核心數據外泄。

結合青云QingCloud 在遠程辦公工具使用上的經驗，我們列出會議溝通、文檔協同、項目管理等多種辦公場景下必備的工具及其部署方法：

及時通訊工具

a. 微信：對外 IM 溝通工具，大多數人的首選，及時性較高；

b. 易企聊：對內IM溝通工具，青云QingCloud 旗下數字辦公品牌 workly.ai 推出的企業級 IM 應用，內嵌公司架構和OA系統，可以快速定位溝通對象，無需添加和管理好友，也可秒級啟動“一對一”和“一對多”的協作溝通管道；能夠獨立部署，數據安全有保障；

會議視頻軟件

小魚易聯、Zoom，語音流暢度較高，也可實時共享屏幕，畫面清晰度較高，保障了會議效率和參與度。

文檔協同工具

a. 石墨文檔：信息協作實時同步，還可并行編輯文檔，追蹤修改記錄，即時共享給每位參與者，提升了文檔協同編輯的效率；

b. Anybox 企業網盤/內容協作平臺：同樣來自 workly.ai，專有部署更安全，上傳、下載不限速，可以一鍵定向分享，還可以以共享鏈接大范圍廣播傳遞，且支持對每個文件不同的權限策略，既能高效傳遞文檔又安全可靠；

項目管理工具

a. Tower：功能比較全面，適應業務部分不同類型的需求，如市場部專項營銷，可采用看板模型，搭建任務清單等，像日常長效工作，可采用瀑布流式，按照時間順序記錄核心信息；

b. GitHub、Gitlab、Trello、Jira、Wiki：研發和產品部門一般會通過 Gitlab 和 Github 進行代碼管理和協同，采用 Trello 進行任務管理，通過 Jira 進行 bug 管理，利用 Wiki 搭建起內部的信息和知識分享平臺；

內部管理工具及配置

青云QingCloud 倡導應用的云化部署，公司內部管理工具 OA、Email 系統，包括以上提到的 Anybox 和易企聊都部署在 QingCloud 公有云上，一方面可以解決在家辦公通過公網訪問的需求，另一方面，方便 IT 部門根據需要快速擴容系統，更好地應對遠程辦公帶來的變化；

遠程網絡工具及配置

部署在專屬內網環境下的財務系統、研發測試系統，需要保障高效且安全地登錄，直接通過公網搭建訪問通路難以保障持續穩定的訪問質量。

青云QingCloud 通過光格網絡 SD-WAN 提供的專線服務無縫對接到公有云專屬 VPC，再通過 VPC 將各終端用戶接入進來，在過程中完成身份認證、權限配置等管控配置。這一方案帶來的最大幫助在于對接入網絡訪問質量的優化和彈性控制，保障了訪問 VPN 內網通暢和信息安全。

三、自我管理小貼士

遠程辦公環境下，員工需要克服孤獨感，以強大的自律克服懶惰和倦怠，希望以下四個小貼士能夠幫到大家：

1、調整生物鐘，輕松切換狀態

上午 8 點按時起床，晚上 11 點按時上床，充足的睡眠帶來充足活力，可實現工作和生活狀態的輕松切換；

2、堅持自律生活，平衡工作與生活

刷牙洗臉換掉睡衣，合理運動提高體力，用盡量正裝的“儀式感”喚醒辦公狀態。按照以前的日常習慣，合理安排工作和生活事項，不沖突，不重疊，分清優先級，方可事事有條不紊；

3、打造一個舒適安靜的工作臺

屏蔽電視聲、聊天聲、做飯聲等等，與家人溝通好不可以接近辦公區域，包括喊吃飯服務。每天都把工作臺收拾整潔，干凈又安靜的環境有利于精力專注；

4、感同身受，互相理解

在不熟悉的遠程辦公狀態之下，員工難、老板難，也就難免各自不滿，在此期間，一定要相互理解，培養與同事的默契，以工作成績獲取上司的認可。

歸根結底，遠程辦公最重要的是增強團隊中每個人的參與感、認同感和信任感，培養員工自驅力。當下正值疫情特殊時期，青云QingCloud 希望借此經驗分享，給那些遠程辦公初體驗的企業帶去一點幫助。

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