《每日郵報》報道，2018年英國皇家稅收與關稅局曾調查了171名球員，一共追回了3.3億英鎊左右的的稅款,轟動一時。

很多企業家往往只專注于自己的生意，對財會稅務方面的專業事宜可能了解不多。尤其是對于生意往來的記錄和賬目，可能會疏于管理，有時甚至是疲于應付。于是，當稅務機關到場查賬的時候，就遇到了非常麻煩的情況，最終影響了自己生意的運作和發展。

錯誤認知

大家忙著做生意的時候，可能會有以下幾點錯誤的認識：錯誤意識一，我在不起眼的地方經營小本生意，稅務局不會關注。錯誤意識二，我的生意都是走現金買賣的，沒有必要記那么詳細的帳。錯誤意識三，我的生意小票都丟了，稅務局拿我沒辦法。

B 師傅今年六月份剛剛收到稅務局的警告信，要求其提供所有生意的記錄。由于平時業務太忙，他沒有注意保管好自己的財務記錄，現在遭到稅局查處，一下就遇到了很大的麻煩，事情到緊急關頭才想起找會計為其處理稅務調查的問題！

接下來，我們也就這個最近發生的真實案例，來為大家講解一下生意財務記錄保存的重要性以及方式方法：

在倫敦城外一個比較偏遠的地方，B 師傅以自雇工的形式經營了一家中國餐館。生意平平穩穩地經營了幾年之后，今年年初突然有稅務局的官員到訪，當場要求他提供經營餐館的文件和過去五年里每個月的銷售記錄。由于 B 師傅當下不能夠及時提供所要求的信息，不久之后就毫無意外地收到稅務局的警告信！

這封警告信明確提出，依照相關法規，B 師傅必須上交一份詳盡的關于個人和生意信息的調查問卷，同時還要提供過去五年的銀行賬單以及購貨和銷售記錄！

如果在規定時間內，稅務局沒有收到所要求的文件，或是B 師傅故意隱瞞或銷毀數據，他將面臨￡300 的罰款。如果 B 師傅還沒有采取相關行動，這筆罰款將以每天￡60 的金額遞增！同時，稅務局也進一步指出，如果 B 師傅不小心或故意提供不準確的信息，或是編造含有不準確信息的文件，稅務局有權針對每一項不準確的內容逐一查處￡3000 的罰款！

法定財務記錄清單

依照英國法律規定，任何公司無論是否進行交易，必須保存好相關的財務記錄，包括：

公司所有款項進出；公司的資產，債務記錄。如果涉及貨物還要包括：需要在每個財年結束時提供貨物盤點清單；貨物進貨渠道，銷售給誰（零售除外）；購物購入、銷售詳細單據。其他制作財務報表所需信息也需要保存，如：公司所有花費，如購入收據，零用金賬本，訂單、快遞單等；公司的所有入賬；其他相關文件，如銀行賬單、商業信函等。所有財務記錄必須保存在公司注冊地址，或者懂事Director認為合適的地方。財務記錄必須便于相關人員查閱。在財務單據相關的財務年度結束后開始計算，公司的財務記錄必須保存6年以上，穩妥起見我們通常可以按照7年來操作，以下情況需要保存更長時間：業務涉及時間超過一個財務年度；公司購買的物品使用時間超過6年，如設備、機器等；延期提交公司財務年度報告；稅務局HMRC對公司進行稅務清查。

四條指南

通過這一案例，相信您會意識到保存生意往來單據的重要性！所以在這里，以下幾個常見問題就需要特別關注：

第一：我做生意都需要保存哪些記錄？稅務局明確規定，個體經營者要保持所有的生意收入和開支的記錄，與此同時，作為自雇工的店主還要保持自己所有的個人收入記錄！1）所需要保存的記錄如下：2）所有銷售收入的記錄；3）所有生意開支的記錄4）如果有VAT 注冊，有關 VAT 的所有記錄也需要保存；5）如果有雇傭員工，需要保存所有 PAYE 的記錄；6）店主自己的個人收入記錄。

第二：哪些憑據可以用來做記錄？具體用來做記錄的憑據有以下幾種常見的類型：1）購物的收據；2）銀行賬單；3）支票及其票根；4）生意開支的收據，比如保險，水電煤，租金等等5）生意收入的流水賬單記錄6）店主個人的所有收入的單據。

第三：這些記錄/單據要保存多久？所有記錄/單據都要保存至少 7 年的時間（如前文所述，法規要求 6 年以上）。即使是生意停止不做了，這些生意記錄也要遵守這 7 年的保存期！比如說，您2013 年開店做生意的記錄，要至少保存到 2020 年。即使您在 2015 年停業了，2013 年的記錄也還要保存至少 7 年之久。

第四：如果數據丟失，被盜或是損壞了怎么辦？如果您沒有辦法恢復您的所有生意記錄，您必須盡力提供一些數據！稅務局要求您必須向其說明您的情況，如果您申報年稅的時候使用的是以下這類記錄：

1）估計值一旦您不能夠提供準確數據的時候，您必須提供自己最準確的預估的生意往來金額。

2）臨時性的數據——在等待準確數據的時候，您需要提供自己臨時的估計值（但是當準確數據準備好了以后，您還是需要上報準確的數據）記錄/單據的保存不僅僅是為了計算生意稅，或是有需要的時候提供給稅務局的人審核；更重要的是，通過這些生意記錄，可以對自己的經營狀況有個清晰的認識，也為進一步發展業務提供有效的財務分析和發展策略。

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