如今，國際市場競爭越來越激烈，外貿業務員除了要留存老客戶，更需要主動出擊，積極尋找、開發新客戶，其中，寫開發信就是一個很重要的環節。開發信就是外貿業務員把自己公司的產品、服務、優勢等通過郵件、信函發送給潛在的國外客戶，希望建立合作關系，共同發展。當有意向的潛在客戶收到郵件和信函后，會與業務員進行進一步的溝通、談判，最終確立購買合同。但是如何才能寫好開發信，加大成交率呢？今天我們就來學習一下在寫開發信時，需要注意的寫作技巧。

一、郵件寫作技巧

1.開發信主題行

開發信主題行的正確與否，直接影響著郵件的打開率。為了提高開發信打開率，我們建議如下：

1） 個性化

開發信主題行個性化，讓客戶感受到重視感，大大提升打開率。建議大家嘗試在主題行中添加收件人姓名、公司名稱或其他個人信息。比如：很高興認識你，喬；蘇珊，嘗試這些新的產品/服務。（So nice to meet you, Joe；Susan, try these new products/services.）

2） 簡短化

據最新數據顯示，當今有超過41%的電子郵件是在移動設備上打開的，這個比例甚至還在增長。然而，在大多數智能手機上，僅僅顯示出主題行的五六個字，所以為了最大化凸顯出我們的主旨，帶來更好的用戶體驗，我們最好保持主題簡潔精煉，在有限的字數中展現出最有價值的信息。比如：完美的產品/服務。（The perfect products/services Checking in Hello.）

3） 提問題

在外貿開發信主題行中詢問收件人，可立即與他們產生互動，并創建一種對話的情景，最大化促成下一次的對話。我們建議大家盡量讓問題保持開放，這會讓用戶無法快速拒絕。比如：產品/服務的下一步是什么？（What’s next for products/services?）

2.多使用被動語態

另外，在寫郵件時，我們盡量多使用被動語態，這樣會吸引更多潛在客戶的注意力。比如：我們明天會寄你樣品，我們這樣說：“我們明天將樣品發送給您”（We will send you the samples tomorrow.），這句話是正確的，語法沒有問題，但是外國人喜歡這樣說：“樣品將于明天寄給您”（Samples will be sent to you tomorrow）,用得是被動語態。

3.多使用語氣詞

與面對面交談或者電話溝通不同，郵件本身較為死板，很難激發用戶興趣，而我們在寫郵件時，盡量注意語氣的波動。比如：“請今天給我答復”（please give me reply today），如果面對面講或者電話溝通，客戶可能會說好，或者沒問題。但是在郵件中略顯生硬，如果改成“你今天能幫忙給我答復嗎？”（Could you please help to give me reply today?），明確的表達出我們希望今天得到答復的準確意愿，語氣委婉，因此建議大家經常使用請、幫助、能夠和謝謝等詞匯（please、help、could和thank you），這往往會增加客戶回復率。

4.介紹公司

開發信不宜過長，重點是要介紹自己的產品。當然，為了使我們更有信服力，讓用戶對我們產生深刻印象，我們可以在信的結尾添加上自己的公司名稱、電話、傳真和郵件。（**company，Tel：**，Fax：**，Mail：**.）

Tips：想要在主題行中添加客戶姓名，還有多種方式。比如：客戶姓名+產品名稱（Customer Name + Product Name）；客戶姓名+產品名稱+中國制造（Customer Name + Product Name + Made in China）；客戶姓名+我們是生產XXX的生產商（Customer Name + We are the manufacturer of XXX）；客戶姓名+疑問式開發信標題（Customer Name + Interrogative Development Letter Title）等等。

二、寫作模板

開發信的好壞，很多時候直接關系到客戶的回復率。很多人開發信石沉大海的原因主要就是因為缺少針對性，而且函電書和網上的很多內容都過時了，那么如何才能寫出一篇好的開發信呢？

以運營鋼管賬號為例，首先，建議大家開門見山，推出我們產品的優勢和賣點。比如：生產產品多年，種類齊全，質量好，價格具有競爭力。之后，讓客戶對我們產生信任，比如：我們的產品獲得了PED、ISO、HSE等認證。最后，向客戶發送免費樣品，吸引客戶對我們進行回復。這三個步驟，會讓我們優于其他同行。

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三、開發信注意事項？

在學會開發信的寫作技巧之后，為了提高開發信的回復率，我們還應該注意哪些事項呢？總結如下：

1.通篇字體、字號和字的顏色保持一致，避免使用奇怪并夸張的字體，容易導致用戶失去閱讀興趣；

2.發開發信之前，我們可以先去海關信息網查閱客戶相關信息，比如：客戶是終端還是貿易，客戶主要用到的品牌及產品等；

3.郵件內容簡潔清晰，一目了然，讓客戶有閱讀下去的興趣，避免長篇大論的文字，最終成為垃圾郵件；

4.根據數據顯示，發送時間主要選擇在周二、周三，回復率會偏高一些。

總之，在寫開發信時，不僅要學會它的寫作方式，還應注意一些寫作技巧。（來源： 絲路贊學院）

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