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2013-10-16 14:14
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如今，郵件在商務活動中扮演著巨大的作用。利用郵件的便利性，調動顧客與我們互動，成為我們在商務活動中獲得成功的關鍵手段。
但是，深處在郵件汪洋大海中的顧客，或許已經對源源不斷地涌來郵件感到厭煩了。如何在眾多郵件中脫穎而出，吸引顧客的注意？
雨果網在此介紹Caroline James在《悉尼晨鋒報》撰寫的文章，或許我們可以從中得到一些啟發。
你是否懷疑，別人閱讀你的郵件時心生厭煩、呵欠連天？甚至更糟糕，對方快速刪除了你的郵件或者把你列入黑名單之中。
為了讓對方更加耐心地閱讀你的郵件，我準備了以下幾點建議。
使用言簡意賅的醒目標題
如果想一下子吸引你的讀者，撰寫一個有說服力的標題非常重要。在寫標題時盡量避免繁冗無味，而應該寫得簡短而有吸引力，甚至要稍微有些與眾不同。 社交媒體和網絡內容專家Steven Lewis曾為各類公司寫過不計其數的標題。
他說：“有些人質疑為何在寫標題方面下那么多功夫。但在實踐中，標題是非常重要的。我寫過不計其數的內部和外部郵件。我常常別處心裁地變換標題的表達方式。比如，我將郵件的標題‘12月辦公室活動細節’改為‘你將在圣誕節之月收獲別致的禮品盒’；將‘該向上級申請升職了嗎’改為‘你是否已然勝任了現在的工作’？”
總而言之，你應當在標題上花點心思，盡量讓標題顯得與眾不同，以激發出讀者的閱讀興趣。
正文內容簡要而言之有物
某商務咨詢公司總裁Natalie McKenna表示，寫郵件時正文要簡潔，同時又包含了充實的信息量，有新觀點、新想法。
要針對郵件讀者此前所問的問題，逐一進行回答：什么人、什么事、在哪里、什么時候、怎么做和為什么？
正文內容一定貼近讀者的需求。McKenna表示：“比如，在大選之前，不少政治人物在公眾場合失禮或出丑，因此我發給政治人物的郵件正文里，往往會附一些有用的文章鏈接，文章內容包括接受電視采訪時如何做準備工作、如何避免在公眾場合出丑以及一些實用性的建議。這些文章簡短易讀，對我們的讀者有幫助。”
確保郵件內容輕松可讀
這一點是顯而易見的。但是你一定要注意，如果你期待你的郵件被人閱讀到，你要確保所發郵件可以在智能手機中被打開。如果郵件無法在智能手機中打開，或者很難打開，你的郵件效果可能會打折扣。因為智能手機盛行的年代里，許多人喜歡使用在移動設備上閱讀郵件。
此外，在正文中，要善于安排正文的空間。正確使用標點和小標題，也將大大提高郵件的可讀性，這樣可以讓正文清晰了然。
選擇適合的時間發送郵件
最好在顧客有時間或有“動力”閱讀郵件的時候，再點擊“發送”鍵。了解對方何時吃午飯、什么時候開始上班。
互聯網營銷公司Swift Digital的研究報告表明，最有效的郵件發送時間是下午1點至2點或者下午5點到6點的高峰期。
你可以向自己問一些問題，通過這個方式，我們可以了解一般的讀者想從你郵件里讀到什么。
這些問題包括：“我什么時候查看郵件？在一天不同時間段里，我是否認為會收到某些特定內容的郵件？我查看郵件的方式是什么？”
讓對方認為你的郵件是私人郵件，而不是狂轟濫炸式的群發郵件
MB 婚禮策劃公司Melissa Bowman表示：“此前，我的郵件回復率僅為5%左右?，F在我的郵件回復率大大提高了。我經常會參加業務交流會。在會上，我會用小便箋記下每個潛在顧客的個性特征，如她們的發式、講話的方式和表現出來的喜好等等。同時，我也通過各種各樣方法加強她們對我的印象,比如,我特意帶了自己親手制作的檸檬汽水，讓顧客們品嘗,在這個過程中,我給顧客留下了深刻的印象。后來,我向450個女顧客發了郵件，在每一封郵件中我會提到對方的一些特征或特點，這些都是我在交流會里注意到的。同時，我會提到我就是送檸檬水的那個人。我的郵件看起來像是一封獨特的私人信件，因此許多人回復了我的郵件，與我開始了互動?！?
業內人士表示，我們在郵件中，可以使用一些正式化的表達方式，使內容的“推銷意味”不會那么濃厚，從而易于讓讀者接受。（編譯：吳以輝）
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