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外貿業務員面對客戶無理要求怎么辦?外貿業務員必須注意的細節

要做一個專業的外貿業務員,讓客戶信任你,覺得你無懈可擊。而要做到這一點,除了你的郵件,談判技巧,對于細節的把握也是至關重要,該和客戶確認的流程和訂單進展,絕不能懈怠。

外貿業務員面對客戶無理要求怎么辦?外貿業務員必須注意的細節

一直以來我都強調,要做一個專業的業務員,讓客戶信任你,覺得你無懈可擊。

而要做到這一點,除了你的郵件,談判技巧,對于細節的把握也是至關重要,該和客戶確認的流程和訂單進展,絕不能懈怠。

很多朋友覺得外貿客戶難搞,一個單子下來,出了好幾個問題,但仔細一推敲,自身的毛病也不少,尤其是對細節的把握,今天就來和大家聊聊這件事。

1.面對客戶無理要求,如何是好?

就拿之前一個朋友的親身經歷來說吧,先來看看他的問題:

毅冰老師,您好,有個非常棘手的問題想請教下您。

我有個加拿大客戶投訴了我們,覺得因為我們出貨時間太長,讓他們丟失了一個大客戶,令他們損失慘重。

由于他們多次要求修改產品安裝支架的設計,還有印刷資料的數據,前后耗費將近2個月的時間。

他們認為3月確定的方案,5月中旬下了訂單,但9月初才出貨,時間太長,認為是我們沒跟進好這事。

合同上寫的出貨時間在50-80天,但沒標明是workday,但我們也寫明了前提,前期的資料準備時間是不包括在這50-80天內的。

我們公司的一切訂單都是按公司的系統流程走,如果資料不全,就不允許下單。

我們也跟客戶說明了這個原因,但客戶完全不聽我的解釋。

而且,客戶的資料本應該由客戶自己提供,但因為有其他語種的文字存在,客戶懶惰,自己不準備好,卻要求由我們來修改。

在我們說明無法幫忙的時候,還要求我司把他們之前訂單的印刷資料轉為AI格式給他們。

8月30日的時候我就發了郵件告知客戶,交貨時間為9月6日,讓他們安排付款。

但他們偏偏安排在9月2日付款,遇上了周末,加上9月5日又是他們的勞動假期,導致我們一直沒收到錢。

而他們的貨代定好9號走的船,就這樣錯過了。

由于近期艙位緊張,錯過這期,就要等下一周才行,客戶再次蠻橫的說是我們沒跟進好。

還有另外一件事,是一個美國的客戶。

她們有流程文件提醒供應商出貨訂柜的相關事宜,但我這邊存檔的是她們14年的舊版本,但一直沒人跟我提這件事。

直到后來出SEA WAYBILL的時候,給她們看SWB的草稿,她們才提出要修改notifyparty的地址,發了一份新的流程文件給我。

但也沒跟我說明新舊版本的差別,僅僅讓我按照里面的地址修改好SWB。

直到后來發現中轉港是紐約,而她們流程文件上寫的是巴爾的摩,現在他們把責任推到我們工廠上來,說產生的費用都要由我們公司承擔。

另外,還要我們發郵件給他們美國公司的同事,咨詢他們要不要修改中轉港。

問題是船已經在海上,預計9月12日到達中轉港,肯定不能因為一個柜而改中轉港。

而可惡的是她在我們發了郵件后,向她們美國公司說是我們這邊忽略這個轉運港的問題,是我們沒按照她們的程序文件處理,把責任推到我們工廠上。

您說像這些情況怎么避免呢,接二連三遇到這些問題,不知道如何是好。

2.把握細節,避免經驗主義

當時我是這么回復他的:

我覺得這里面你是存在一些問題的。

客戶往往看的只有結果,雖然說客戶的一些要求不是太合理,但你們跟單的過程也絕對是有問題的。

不夠謹慎和專業,可以說是完全看不到你對細節的把握。

先說第一個客戶,很簡單,每個禮拜,你有沒有把訂單進展做成excel,給他更新,讓他時刻知道訂單進展到哪一步?

公司需要資料到位才能安排生產,這個可以,但是在流程方面,你完全沒有把控,這就容易出現問題。

比如這個周末,你可以給客人更新進程,原材料備料完成,包裝廠協調完成,流水線安排完成,等待packaging artwork做進一步確認。

然后下周,再把最新的進展update給他,每周都要更新,這樣客戶就知道,你們做到哪一步,卡在哪里導致沒有進展等等。

這就是專業的做法,出了問題第一時間溝通,這也是國際上大公司通行的慣例。

還有你們等待付款的時候,也要第一時間內跟客人溝通。

郵件配合電話,完全是一兩天可以搞定的事情,為什么要拖這么久?

把這種process,通過來來往往郵件處理,今天我郵件告訴你,明天你郵件回復,明天我再回復,因為時差關系,你后天再回復我,然后我后天又回復,然后你休假又耽擱幾天……

這樣的溝通有效果么?

如果你確信,要收到錢才出貨,那你需要提前告知進展,提前催款。

如果你考慮風險問題,你可以做信保。

但是你不能因為跟貨代沒協調好,或者錢沒到賬,你就延遲出貨,這本身就是有問題的,只能讓客人覺得,你們自作主張,不高興是正常的。

如果我說,這的確是你們的問題,一直想當然,不知道你是否會接受?

再說第二點,按照規矩,供應商每個訂單,都需要詳細跟客人確認細節的。

哪怕說,客人5月份給了你供應商要求的版本,你6月份又接到一個訂單,你還是需要問一下,你要得到對方的同意,你才可以繼續進展下去,這就是標準作業流程。

因為客戶的供應商很多,客人不見得每個供應商,都能準時及時通知到,因為往往沒有訂單的情況下,這種通知有何意義呢?

所以從供應商的角度看,標準作業就是,任何步驟,都不能自作主張。

經驗主義會害死人的。(來源: 毅冰米課)

以上內容屬作者個人觀點,不代表雨果網立場!本文經原作者授權轉載,轉載需經原作者授權同意。

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