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2012-07-18 08:43
1、信紙統(tǒng)一，且最好有公司LOGO、主要產(chǎn)品的圖片類別等，網(wǎng)絡下載的信紙不適合商務使用。
2、格式正確、統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫無誤，所有發(fā)給客戶的郵件都應采用統(tǒng)一格式。
（1）郵件主題最好包含公司名字，如公司名字是EXPORT，行業(yè)是PLASTIC，這封郵件的內容是給一款產(chǎn)品報價，那么主題可寫成Export Plastic/quotation of item A。其好處在于可以方便客戶及自己以后查找信息，方便又節(jié)省時間。
（2）郵件正文兩端需對齊。對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得相對整潔。
（3）第一封郵件最好寫Mr.或者Ms.某某，職位寫SALES MANAGER，是否是經(jīng)理沒關系，職位高的話客戶會覺得重視他，對自己有利。
（4）落款有公司標識以及詳細聯(lián)系資料。
3、版面整潔。在OE里將撰寫郵件的字體、字號（10-12號較好）都設置好，不要大小不統(tǒng)一，也不要花花綠綠的，特別不要全篇都是大寫字母，會增加閱讀難度，讓人反感。除非是一些需特別提醒客戶注意的地方，則可用大寫，加粗，以及特殊顏色等突出顯示。
4、拼寫無誤，在每封郵件發(fā)出之前，都應仔細檢查是否全部拼寫無誤。
5、表述準確，不要讓客戶產(chǎn)生任何歧義，盡量避免有歧義的單詞或短語，俚語等也要盡量避免。
6、向客戶提供非常詳細的資料，回答他的問題，并將他沒有涉及到的問題提出來。這樣會讓客戶覺得你很細心、可靠且非常專業(yè)。但需注意，詳細并不是說一股腦的將所有東西都托盤而出，應該學會在適當?shù)臅r候談適當?shù)氖虑椤?/p>
7、有條理，能夠讓客戶清楚地明白郵件內容，談完一件事再談另外一件，混在一起會讓人頭暈。很多時候，用1、2、3、4等標出來你要說的東西會非常有用，客戶很清楚就知道你要說或者問什么。
8、方式多樣，比如利用圖示、照片說明等，往往很多事情用語言很難說清楚，但如果是一張圖紙，或者一幅照片，就一目了然了。
9、及時，盡量做到當天郵件當天答復。在收到郵件后，應馬上整理出自己不能解決的問題，及時提供給其他部門或者供應商，要求他們在特定時候給予詳細答復。將此養(yǎng)成一個好習慣，早上收到郵件后，整理出哪些需要詢問技術人員或者供應商解決，將問題給他們后，再回復能夠回復的郵件。如果不能當天答復的，要給客戶一個說明，為什么答復不了，并向其承諾一個明確的時間。
10、適時跟蹤，一般客戶都是同時詢問很多供應商，所以要適時提醒他你把他放在心里，并讓他知道你在等待他。比如公司有了什么技術改進或者新的產(chǎn)品開發(fā)，可發(fā)送給很多客戶，或許就有機會。
11、學會維護好客戶的關系，這是最難也是最重要的一點。最基本的就是坦誠相待，不要欺騙，適當?shù)墓ЬS也很有用。
