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2019-06-12 09:27
在國際貿易中，與客戶聯絡的渠道方式有很多，其中外貿郵件就是與客戶聯絡的重要方式之一。郵件有助于我們雙方交流，了解雙方樣品收寄情況，同時也可以跟進訂單。而這其中回復時間、回復的內容都直接關系到客戶體驗。那么具體什么時間回復合適？比如我們有一個客戶，他在曼谷，我們是在下午四點多的時候收到客戶報價，雖然我們和客戶存有一定時差，但是，我們想晚上在家想好之后再給客戶報價，但是晚上想好之后，客戶也下班了。這樣的話，是當晚報價給客戶還是第二天報價給客戶好呢？那今天我們就從郵件什么時候回復最有效果以及回復郵件技巧這兩個方面為大家分享。
一、什么時候回復客戶郵件最有效果
我們先從什么時間回復客戶郵件最有效這個方面來了解。
1. 及時回復客戶郵件
首先如果需要我們回復的郵件內容并不是特別復雜，如，客戶向我們要一份產品介紹，那么我們最好及時回復給客戶。另外，如果客戶咨詢的信息，是需要我們花一定時間去準備后才能回復時，我們也最好先給客戶發送一個郵件，告訴對方我們會晚點回復，以及大概回復時間。而這個預估的時間最好是客戶的工作時間，這樣為客戶考慮的做法，會為我們的形象加分。
2. 根據客戶作息發布郵件
另外，在我們給客戶回復郵件時，我們最好事先了解客戶的作息，再判斷給客戶發郵件的時間。比如說國外采購人員一般會在上午的八九點上班的時候先打開郵箱查看郵件，然后用一個小時左右的時間去處理郵件，之后再處理其他工作的事務。那么我們就要在客戶早上查看郵件的時間段發送郵件給客戶，才可以保證用戶能看到我們的郵件。
3. 使用時間查詢工具
不過，不同國家地區的用戶和我們的時差都不同，那怎么推算呢？這里推薦給大家一個可幫我們查詢全球各個國家地區時間的工具“timeanddate”（https://www.timeanddate.com/）。使用這個工具，可以快速查看到各個國家地區的時間，這時我們再配合使用定時郵件，這樣可以幫助我們在客戶的工作時間及時與客戶對接。比如我們的客戶在阿根廷，與我們的時差是11個小時，也就是說，對方的上班時間是與我們的工作時間幾乎完全相反的，那么定時郵件就很有必要了，另外，如果可以我們最好安排值班對接人員，這樣可以更好的提高客戶體驗。
總之不管我們要給哪個國家的客戶回復郵件，我們都一定要算好時差，算好在客戶上班之前是否能看到我們的郵件。
二、 回復郵件時的技巧
我們再來分享給大家回復郵件時的五個技巧。
1、時間
首先是關于時間方面，當天的客戶郵件最好當天回。還有我們最好提前去了解各國的時差和工作習慣，比如韓國應該在2小時之內回復；澳大利亞的郵件收到后馬上回復。如果當天不能回復客戶，就像我們剛才提到的，先給客戶一個回應，告訴客戶原因和什么時候能回復。
2、回復原則
然后是郵件的回復原則，不同國家的客戶要求、特征也不大相同，比如歐美對產品質量要求高、信譽度也高；中亞非很強調價格的實惠，但是信譽度很弱；不過這也只是大概分析，具體我們要通過和客戶溝通后，才能做出具體判斷，以此來奠定后期與客戶溝通時要注意哪些。
3、不要一味使用模板
有的業務員為了圖省事，會提前弄好一個模板，不管是哪封郵件，直接把模板復制粘貼過去給對方回復。那么對方收到郵件，發現所有模板一個樣式，一般就不會再回復我們了。所以，我們在回復客戶郵件時，不要一味的使用模板回復，我們要具體分析客戶的來件意圖，然后在有針對性的回復，因為客戶一般會同時咨詢多家企業，如果我們一味的使用模板回復客戶，那么客戶就會感覺我們態度敷衍，繼而會對我們的產品或服務失去興趣。這樣對于客戶不會損失什么，但我們卻會損失一個合作機會。所以我們收到詢盤后一定要認真對待。
4、內容為王
很多外貿員在回復郵件時，還在用大量的篇幅介紹主推產品和自我介紹。其實只要在文中敘述，客戶較為感興趣的產品就可以了。另外，在客戶向我們咨詢產品時，我們一定要以專業的角度去回復對方。比如，將特別要注意的地方加粗顯示，在英文書寫時，注意大小寫等這樣的細節都是可以為我們的形象加分的！
5、合理報價
最后就是合理報價了，在報價時，我們千萬不要盲目的去報價。在報價前，我們要先了解客戶，比如客戶對產品的具體需求、用途等重要信息。根據這些信息做一個全面的分析，然后再制定2-3個報價方案。這樣客戶可以感覺到我們是用心為他考慮的，而且也可以刻畫出我們對工作專業、嚴謹的好形象。
總體來說，我們通過郵件與客戶溝通時，一定要掌握好客戶的工作時間、客戶的瀏覽習慣，和內容的呈現。這樣不但會提高客戶體驗，也會高度展示出我們的專業性。（來源： 絲路贊學院）
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