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2018-02-26 14:06
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大多數的商業交流都通過郵件進行。你可以快速的寫一封郵件，添加抄送人，之后點擊發送，而不需要通過電話溝通或當面拜訪等方式。不過，在寫郵件時，你需要注意你的語言表達，確保郵件內容清晰、簡潔…不過，最重要的是——專業。
發送一封包含語言錯誤或設計拙劣的郵件（亦或是報告、計劃表等），會使一流的員工顯得不專業。
以下是郵件溝通中常見的一些錯誤：
在寫郵件時，你可能會由于團隊達成了季度銷售目標而太過激動，或是因打印機大排長隊而感到沮喪，但這并不意味著你就可以濫用感嘆號或問號。一個句子使用一次感嘆號或問號就足夠了。
如果你的郵件中包含“我們做到了?。。。 被颉罢l有史密斯文件？？？？”這樣的重復感嘆號和問號，你就會顯得很煩人和不專業。
所以很重要的一點是：讓你的文字傳達你的信息，而不是濫用標點符號。
有效使用逗號是一種藝術。句子中逗號太少，會顯得句子冗長、不簡潔明了；但逗號太多的話，突然的停頓和不連貫的短句也會使文章難以閱讀。
你可以用逗號把一個句子中不重要的從句、短語或單獨的部分分隔開來。
不過你應該謹慎使用逗號，避免不必要的停頓，保持信息簡短扼要。
撇號（用于s之前表示所有格）也是英文寫作中經常被濫用和誤用的符號。英文中的撇號一般表示所有關系或單詞的縮寫形式。
如果你只是想讓單詞呈現復數形式，你就不需要使用撇號。例如，“Fridays are when payroll is submitted”中就不需要使用撇號，而“Mrs. Smith’s report is due today”表達了一種所有關系，就需要一個撇號。
不正確的標點符號會使他人質疑你的專業能力和英語水平。
在你發送郵件之前，一定要再三檢查郵件內容，確保它沒有單詞拼寫或語法錯誤。
你在寫作以及拼寫單詞時很容易犯錯或操之過急。即使你不是故意為之而且你腦子里清楚你想表達什么，但這些粗心引起的錯誤會給人一種草率的感覺。
此外，錯誤的單詞拼寫會改變你想表達的意思，這可能會導致很多問題。現在就花時間去校對文章總好過日后產生問題而頭疼。
作為一個專業人士，正確的單詞拼寫和標點符號的使用很重要。在很多行業，良好的書面溝通技巧至關重要，所以你應該遵循合適的禮儀和正確的語法規則。
（編譯/雨果網 黃兆星）
