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搭建一個高效的電商企業,需要做這10件事

“你不想成功嗎?”

搭建一個高效的電商企業,需要做這10件事

在討論電商時,人們經常會問以下三個問題:

如何建立一個成功的電商企業?

怎樣才能使我的業務順利運行?

如何才能打出名氣?

注意以下10個關鍵要素,能幫你創建一個有組織且成功的電商企業:

1、虛擬助手

運行電商業務時最大的錯誤就是沒有使用虛擬助手。在這么一個數字時代,你可以把任何東西外包給任何人。

不懂得把任務委托出去,是許多電商賣家失敗的核心原因之一。畢竟,并非親力親為就能避免錯誤。

而且運行電商業務常常要跟大量的電子郵件打交道,與制造商通信、與亞馬遜合作等,這些事可能耗費掉你大量的時間。

學會將任務委派給你的虛擬助手,能讓你有更多時間專注于業務上的其他重要方面。

如果你覺得電商銷售很難,而且你的時間嚴重不足,你可能缺少一個虛擬助手。

2、公司的Wiki(維基)社群

現在每個人都以各自的方式使用維基百科(Wiki)。無論是為了贏得朋友之間的辯論,還是學習新的東西。

你也可以在建立一個類似Wiki的社群,來幫助你自己和你的員工。

數據顯示,多數電商團隊花費19%的工作時間查找他們不明白的東西的答案。

有了公司自己的wiki社群,你可以把各類資料,包括電子郵件模板、使用指南、視頻教程、公司歷史、經常使用的電子郵件地址等放上去。

這樣不僅讓你的生活更輕松,還能讓與你一同工作員工更輕松。

在技術方面,你可以使用Google Sites(一個側重于團隊協作的網站編輯工具),利用它你可輕易創建一個你的wiki團隊網站。

3、任務管理系統

如果你正在運行電商業務,你需要使用任務管理系統。通常,你需要管理分配數以百計的任務。上一條提到的社群和Asana或Slack這樣的任務管理系統相結合,能成功地把你的業務系統化。

你只需登陸平臺,就能了解每個與你業務相關的人,找出他們的任務和接下來需要做的事情。通過平臺,員工還能與你分享每日、每周和每月的工作情況。

在你的電商業務中使用任務管理系統有兩大好處:

更好地進行管理

通過使用Asana這樣的任務管理系統,你可以輕松運營自己的業務。

與使用電子郵件分配任務相比,Asana更加高效。

系統化將提高你的業務效率

當你開始使用任務管理系統時,你才會意識到你浪費了多少生產力。

你無需使用Skype與虛擬助手通話,也不用任何其他通信工具。一切都能在Asana上完成。

你可以很容易地把你的任務分到不同的項目或部門,如“內容營銷”或“產品開發”,讓你的業務井然有序地進行。

4、團隊結構

許多電商賣家的企業往往缺乏結構和組織性。為什么?

很多人自以為擁有的只是一個小企業,僅有一兩個雇員,不需要建立一個正式的團隊結構。但制定更小的業務分類一直很重要的,你可以先創建一個組織結構圖,如下圖:

搭建一個高效的電商企業,需要做這10件事

如上圖,根據功能、任務進行劃分,可以把公司組織劃分為市場營銷、采購、銷售、管理等。

這個圖表會你必須完成的任務,使你對所有部門有一個基本的概念,對于未知的部分,可以先留空。

下面是更新后的圖表,展示市場營銷需要完成的不同任務:

搭建一個高效的電商企業,需要做這10件事

通過上圖,你就知道網站或產品推廣需要執行哪些任務。

當你想雇用某個具有特定功能的員工,或缺乏哪方面的人才時,你可以在表中添加一些假名提醒自己,如下圖所示:

搭建一個高效的電商企業,需要做這10件事

當你雇用更多的人,你可以寫下他們的真實姓名去掉假名,而不必花更多的時間來決定哪個位置適合他們。

你可能會想,為什么要提前考慮未加入公司的人,創建一個未來的組織結構圖,而不是現在的組織結構圖呢?

繪制你當前公司情況的組織結構圖,你可能會將多余任務分配給自己。但如果你創建了一張有關未來的組織結構圖,那么重點就是增加更多的人。你將花時間考慮你的未來目標,未來的商業愿景,并想象在未來幾年你想成為什么樣的人。

5、電子郵件和應用程序套件

你有沒有遇到過使用johnsmith@yahoo.com或joesmith@gmail.com等免費電子郵件的公司?

遇到時你的第一個想法是什么?不專業?也許這是一個新的公司,需要自己的域名?

很多人電商賣家抱怨,他們不知道為什么無法取得電商銷售的成功,而他們中的大多甚至沒有投資專業的電子郵件服務,仍然使用免費的Hotmail,Yahoo或Gmail帳戶。

試想你已經列出了一天的任務,現在你必須將人物分享給團隊中的每個人。你需要消耗多少時間添加每個人郵件地址?

這就是為什么建議你花錢使用專業和可擴展的電子郵件服務。G Suite就是個不錯的選擇。

使用G Suite,你可以輕松地為員工創建電子郵件地址,隨時添加更多信息,并完全控制其帳戶。所有的賬戶都在一個單一的域名下。

6、密碼管理器

大多數情況下,你需要將任務委托給員工,這些任務可能涉及一些敏感賬戶的秘密,你并不想共享出去。特別是當這些員工離開公司后,你必須修改與他們分享的所有密碼。而且通過電子郵件和聊天信使發送敏感密碼也存在安全風險。

但有些方法可以解決這些問題,例如使用LastPass密碼管理器,能保證你將密碼共享給員工時,不會泄露。

使用LastPass,員工須下載一個插件到他們的網頁瀏覽器上,直接鏈接到你的LastPass帳戶。這將使你的員工可以輕松地連接你正在使用的工具,插件會自動登錄,而不會顯示實際的密碼。

使用LastPass,你還可以控制哪些密碼可以被訪問,甚至可以根據任務需要,對訪問帳戶進行分類。

7、標準操作流程(SOP)

經常有電商賣家炫耀自己花費了多少時間撰寫標準操作程序。

標準操作程序是任何公司的重要組成部分。對于電商公司,具體的操作流程幫助你和你的虛擬助理無縫完成日常工作。

為了確保SOP的準確,你可以制作自己任務操作過程的視頻,視頻將記錄所有的操作細節,你可以使用Camtasia、SOPZY或LOOM等工具來創建視頻。

然后,你的虛擬助手可以觀看視頻,為你寫出SOP。他還可以使用視頻來創建各個重要流程的操作截圖。

建議不要自行撰寫SOP,這將浪費你大量的時間。

8、反饋會議

在任何業務領域,團隊會議都是必要的。如果你沒能經常與團隊開會,互通訊息,那么員工業務能力低下,或無法達標只能怪你自己。因為你表現出的態度不夠認真,而你的團隊也會松懈下來。

建議你除了每個月底開展月度會議以外,再挑出額外的時間來了解員工的表現,和他們正在進行的任務。

你可以在任務管理系統中創建循環任務。這些周期性任務主要可以在周一或周三發布,并通知員工任務更新,借此機會與他們談談未來的目標,工作方向等。

另外,創建一些表格,如每日報告和每周報告。這些報告中最重要的部分是詢問員工的一天(或一周)中的情況。借助這些表格,你可能提前發現員工對自己工作的不滿,或有離職的動向。作為老板,你應該和他們談談,看看自己能做什么。

9、關鍵績效指標(KPI)

關鍵績效指標(KPI)非常重要,它們將直觀地展示你的業務表現。

建議你每月為團隊設定一個績效指標(KPI)。

10、愿景

對自己的業務抱有遠大的目標,這個目標的力量是巨大的。比如你希望你的企業在五年內到達什么樣的程度。如上文提到的,為自己構建一個詳盡的未來公司組織結構圖,你將清楚地知道自己下一步需要做的事情。

總結

如果你想取得電商業務的成功,首先你需要擺正自己的角度,把自己的公司當做一家嚴肅的企業來對待,因為只有這樣你才能為即將到來的一切做好準備。

(編譯/雨果網 吳小華)

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