在全球貿易的浪潮中，中國的外貿小企業始終是推動“中國制造”走向世界的重要力量。然而，這些企業也面臨著共通的困境：規模有限卻要應對復雜的跨境業務，創始人既要開拓市場又要兼顧內部管理，而傳統的“手工記賬+Excel報表”模式，常常讓企業陷入“數據黑洞”——經營者看似忙碌，卻難以及時掌握真實的業務全貌。這種狀態，成為許多外貿小企業成長的桎梏。

成立于2016年的CoreWorks，正是這一群體的典型代表。這不僅是CoreWorks的困境，也是中國4300萬中小企業數字化轉型的縮影。當“用工具提效”成為行業共識，如何找到一款既符合本土團隊使用習慣、又能打通跨境業務全流程的管理系統？這場關乎效率革命的探索，在CoreWorks與Zoho Books的碰撞中，揭開了新的篇章。今天，Zoho對話CoreWorks 創始人：張源，通過他自身的創業經歷，給正在迷茫中的外貿小企業從業者一點啟發。

CoreWorks是一家扎根于珠三角的制造服務企業，專注于為全球客戶提供從PCBA開發、模具制造、生產加工到產品組裝的“一站式”生產解決方案，憑借中國、越南、美國三地的供應鏈網絡，服務過350余個項目、100多家國際客戶，有15多個合作工廠、30多個合作品牌。然而，隨著業務量攀升，創始人張源的焦慮卻與日俱增：每天處理不完的事務、理不清的賬目、問不完的“業務進展”，讓他感覺自己“像在迷霧中駕駛一艘快艇”。

小企業的通病：負責人很難快速獲取企業業務狀況。

很多外貿小企業的負責人也都與CoreWorks面臨一樣的問題。他們的工作中，既要花費大量精力去做業務，還要經常去處理公司里的所有大大小小的事務。在這種情況下，雖然是企業的負責人，但腦子里卻是一團亂麻，對自己企業經營狀況并不太清楚。如果想了解一下現在的企業經營狀況，一般都是通過以下幾個方式：每個月讓財務去做報表，看到財務做出來的報表才能知道；今天問問這個，明天問問那個；讓大家把數據匯總到Excel表里；召集大家開會等等。

普及工具的使用并不容易：改變人的習慣很難。

CoreWorks團隊一直在市場尋找適合的產品，他們希望找到一款既能適合小企業做國際貿易，又能適合咱們中國人工作習慣的外貿管理工具，但是，這兩點很難兼顧。因為改變每個人的使用習慣，很難。公司的每個同事，他的年齡階段不一樣，教育背景不一樣，使用習慣不一樣，如果你要他們重新上手一款別的軟件，尤其是涉及到平時辦公的方方面面， 會很難推進。

對比與選擇：

CoreWorks試用和對比了很多產品：Zoho Books、Quickbooks、釘釘、企業微信、小滿…最終， CoreWorks團隊選擇了Zoho Books。

“Books系統沒有那么復雜，流程設計非常簡單，很好上手，也符合我們國內的工作習慣。你只需要順著它的邏輯走就行?！?/p>

———— CoreWorks 創始人 張源?

圖片來源：CoreWorks官網

CoreWorks 的很多問題得到了解決。

企業核心的流程問題被解決

CoreWorks的同事已經習慣了“走系統”工作模式：只要有訂單，就到Books去錄入。只要有采購，就到Books里去生成，只要有付款，就到Books里去登記。CoreWorks企業經營的賬和Books完全綁定在一起了，所有的數據都是真實且實時的，沒有另外一套賬。以前企業需要“對賬”的情況徹底得到解決，現在公司沒有人再用Excel報表進行業務和財務數據的傳遞，也沒有同事自己在記手工賬，企業管理者也不再需要別人單獨提交Excel報表。

經營者能夠實時掌控業務數據

張源也獲得了技巧，只要想看企業經營狀況，就去Books看報表，只要打開他的手機或電腦，無論是Sales Order或者是Commercial Invoice，只要點進去，看一眼就知道哪一個單下還是沒下，哪一個單出貨了還是沒出貨，有沒有應收賬款，賬期有沒有到……這一切都非常清晰，這也解決了小企業管理者心里很大的心理負擔，讓企業管理者真正時時刻刻了解企業的業務狀態，而不需要再去找財務要報表。Hooray!

“Zoho Books解決了我們企業最難的問題：工作流和數據流的實時同步。站在經營者的角度來說，解決了經營者實時掌控業務的難題。我現在對于公司的業務經營狀態，時時刻刻都有數，用一句話來概括，就是真正實現：手里有賬，心里有數?！?/p>

———— CoreWorks 創始人 張源?

對外：輕松響應客戶需要的往來數據

在對客戶的時候，客戶經常跟CoreWorks要Invoice，要Sales Order，對賬的時候，會要Statement，也有可能會要Inventory Report。這些都可以在Books系統后臺直接生成，不需要人工做表，CoreWorks可以快速響應客戶需要的數據和表單。

“在這一點上，國內很多本土的軟件并沒有這功能，而Books這個功能，讓響應客戶的需求變得非常輕松，這一點非常實用。”

———— CoreWorks 創始人 張源?

對內：輕松跟進客戶業務狀態

在Books中，可以將客戶的所有者分配給不同的業務員，這樣一來，大家的業務的分配和工作情況就很清晰。Zoho Books中有一個簡單的審批，通過這個可以了解企業內業務狀況，讓業務順利的推行下去。哪個客戶是誰負責，訂單的情況和數量，一目了然。

配合Inventory，輕松實現商品“套件”管理

CoreWorks還購買了Inventory，結合Inventory中的復合品目管理功能，將產品進行套件管理，提升了業務管理效率。由于CoreWorks的產品中有一個“配件包”品類，這樣的“配件包”包含了各種各樣的工具，例如：扳手，螺絲。有了Inventory的復合品目，這樣的“配件包”就不需要一項一項的管理了，只需要創建一個復合品目，再把每一個單品關聯起來，就可以非常容易的關聯庫存，系統能夠自動對應復合品目和單品之間的關系。

圖片來源：CoreWorks官網

簡單、夠用、買得起。

1. Books的價格是小企業買得起的，作為一個創業初期的企業，或者小企業，都不會每年花個大幾萬、幾十萬去上ERP系統，而是需要一個比較小的成本的產品，Books就像是一個輕量級ERP系統，非常適合中小企業。

2. Books簡單、夠用。所有像CoreWorks這樣的小企業，都不需要復雜的功能，不需要生產，Books的功能夠用，邏輯簡單，上手很快，用起來比較方便，這非常重要。

（來源：小Z跨境觀察）

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