為了加強對出口退稅的管理，有效防范和打擊騙取出口退稅，國家稅務總局根據騙取出口退稅活動的特點，制定了《出口貨物退稅函調管理辦法》，由出口退稅部門向出口企業的供貨商所屬稅務機關發函，調查其是否有偷逃稅款等違法行為。

通俗來講，函調主要是指申報退稅所在地的稅務局向出口企業的供貨商所屬稅務機關發函，來征詢所有貨物流、資金流，還有納稅情況等等的真實性；而接收函件的稅務機關也會根據實際核查，進行回復，協助發函方審核，函調的實質是國家防范騙稅的一種手段。

1. 出口企業退稅申請：

出口企業首先需向稅務部門提交退稅申請，包括出口合同、報關單、增值稅專用發票等相關資料。

2. 稅務部門審核：

稅務部門收到退稅申請后，會進行初步審核，檢查申請資料是否齊全、符合法定形式。

3. 發起函調：

若初步審核通過，但存在疑點或需要進一步核實，稅務部門會向出口企業的供貨商或上游企業發出函調通知。

函調通知要求對方提供與退稅申請相關的證明材料，如產品的購進、生產、銷售等環節的憑證。

4. 供貨商/上游企業回復：

供貨商或上游企業在收到函調通知后，需按照要求準備相關證明材料，并在規定期限內回復給稅務部門。

5. 稅務部門復審與退稅決定：

稅務部門收到回復后，會進行復審，通過比對各方提供的資料，綜合判斷出口退稅申請是否符合政策規定。

根據復審結果，稅務部門會作出退稅決定。若審核通過，則辦理退稅手續；若審核不通過，則告知出口企業具體原因，并可能涉及進一步的核查或處理。

在正常情況下，一個出口企業每年會被函調一次。當然，如果稅局認為風險較高的企業，也有可能會多次函調。出口退稅函調屬于比較正常的現象，只要你的外貿交易真實合法，資料完整，函調是沒有任何問題的，只是退稅時間相對會延長一些。

出口退稅過程中，以下情形需要進行函調：

1、從同一供貨企業購進商品的出口業務，連續6個月累計申報退稅額超過50萬元且同時符合下列條件： 

  1) 出口企業為一般風險出口企業。 

  2) 供貨企業一般風險級別為二級以上。 

  3) 出口商品一般風險級別為三級以上。

2、從新增供貨企業購進一般風險商品，自首次申報之日起連續6個月內，累計申報退稅額超過50萬元的。

3、出口一般風險商品，本月申報的退稅額超過50萬元且環比增幅超過100%的。

4、跨商品大類出口一般風險商品，連續6個月累計申報退稅額達到50萬元以上的出口企業，從同一供貨企業購進一般風險商品累計退稅額超過10萬元的。

5、外貿綜合服務企業申報代辦退稅的，委托其代辦退稅的生產企業出口商品跨大類的。

6、稅務總局規定的其他企業。

委托代辦退稅的生產企業視同外貿綜合服務企業的供貨企業，符合上述條件的，也是發函調查的對象。

1. 積極配合調查：出口企業及供貨商/上游企業應積極配合稅務部門的調查工作，及時提供所需資料和信息。

2. 確保資料真實有效：所有提供的文件資料應確保真實有效，避免影響退稅申請的審批。

3. 關注函調進展：出口企業應密切關注函調進展，及時與稅務部門溝通，以便順利完成退稅申請。

4. 遵守法律法規：出口企業及供貨商/上游企業應嚴格遵守相關法律法規，確保出口業務的真實性和合法性。

1. 業務正常復函：

當供貨企業提供的資料完整、真實，且經核查確認出口業務真實合法時，復函地稅務機關會出具“業務正?！钡膹秃?。此時，退稅機關可根據復函情況及相關規定辦理出口退稅手續。

2. 存在疑點復函：

若在核查過程中發現出口業務存在疑點，如供貨企業與出口企業之間的交易不真實、發票信息不符等，復函地稅務機關會出具“存在疑點”的復函。

未辦理出口退(免)稅的暫不辦理。

已辦理出口退(免)稅的，該筆業務所涉及的退稅額，按規定暫扣該企業其他已審核通過的應退稅款。

待復函地稅務機關再次復函后，視復函情況處理。

3. 不予退稅復函：

對于尚未申請退(免)稅的，應暫停辦理相關手續；

對于已獲退(免)稅的，必須嚴格按照規定程序追回已發放的退(免)稅款；

若該業務依據政策需適用增值稅征稅，則應按內銷貨物處理，依法繳納相應稅款；

若涉及騙稅嫌疑，將依據相關法律法規進行嚴肅處理。

4. 延期復函：

因特殊原因（如供貨企業正在接受稅務稽查、增值稅納稅評估等）無法按時復函的，復函地稅務機關會向發函地稅務機關說明原因，并申請延期復函。

延期復函期間，退稅機關將暫停辦理相關出口退稅申請。