外貿(mào)人，尤其是外貿(mào)新人，遲遲不敢邁出第一步：我的口語不好怎么辦？萬一聽不懂客戶說什么怎么辦？臨場反應(yīng)不過來怎么辦？視頻會(huì)議的保姆級(jí)教程奉上！文中更有常見例句，輕松拿捏~

比起傳統(tǒng)的郵件和電話，視頻會(huì)議具有不可比擬的優(yōu)點(diǎn)：

①實(shí)時(shí)通話，不用苦等回復(fù)，快速推進(jìn)流程；

②見面三分熟，面對(duì)面聊天、視頻看廠，提高信任感；

③可以觀察客戶真實(shí)反映，了解更多信息；

④有時(shí)候需要多部門共同推進(jìn)項(xiàng)目，或者有的事情不方便郵件交流。

害怕口語不好？英語國家的客戶，通常能理解非母語者。非英語國家客戶，大家水平半斤半兩，不用擔(dān)心。你看印度人口音那么重，但影響他們輸出了嗎？

害怕聽不懂？會(huì)議中用到的詞匯不會(huì)太生僻，做好準(zhǔn)備，抓準(zhǔn)行業(yè)重點(diǎn)單詞即可。實(shí)在聽不懂，完全可以請(qǐng)對(duì)方放慢速度，重復(fù)一遍。

下圖是Statista發(fā)布的2024 年全球視頻會(huì)議軟件市場份額統(tǒng)計(jì)圖：

外貿(mào)人比較常用的也就是Zoom、Microsoft Teams、GoToMeeting、Google Meet、Skype等。大家一定要提前和客戶確認(rèn)用什么軟件，并且提前試用，掌握基本的功能。

● 實(shí)時(shí)字幕功能

大部分會(huì)議軟件都支持實(shí)時(shí)字幕顯示。需注意的是，有的軟件需要發(fā)起人開啟該權(quán)限，并且其他人會(huì)收到提示。

● 提詞軟件

Transparent Note、Snipaste等工具可將文字或重要信息以透明背景的方式顯示在屏幕上，不會(huì)遮擋屏幕上的其他內(nèi)容。屏幕分享時(shí)，記得關(guān)掉或者調(diào)整。

● 其他功能

小伙伴常問的還有翻譯功能，其實(shí)大部分會(huì)議軟件自帶該功能，只是有的需要會(huì)員。大家可以用實(shí)時(shí)字幕＋翻譯插件相結(jié)合的方式進(jìn)行替代。

為了更好地復(fù)盤，可能需要錄屏、錄音，大部分會(huì)議軟件都支持這些功能。錄屏前，最好征求客戶意見。為了保護(hù)隱私，很多軟件開啟錄屏需要權(quán)限，并會(huì)提示所有參會(huì)者。

如果是你主動(dòng)邀請(qǐng)客戶參加視頻會(huì)議，一定要想好主題，提前發(fā)送邀請(qǐng)。你可以這么說：

時(shí)間達(dá)成一致后，設(shè)置好線上會(huì)議時(shí)間、時(shí)長、主題等內(nèi)容，再通知客戶議程與會(huì)議鏈接。

注意兩點(diǎn)：

①一定要設(shè)置客戶時(shí)區(qū)的時(shí)間。

②通知2-3次：確認(rèn)當(dāng)天、會(huì)議前一天（客戶可能臨時(shí)有其它安排）、會(huì)議開始前半小時(shí)（稍微提醒一下客戶）。具體次數(shù)和時(shí)間，按實(shí)際情況調(diào)整。

提前列出自己想要了解的信息點(diǎn)、提前模擬客戶問題的答案、提前調(diào)試設(shè)備等內(nèi)容，小編就不贅述了。一些線上會(huì)議常用的表達(dá)奉上：

● 會(huì)前寒暄

How's everything in [city]?

What's keeping you busy these days?

Have you been following the [event]?

如果你是主持人，需要簡單介紹自己及公司，并介紹每一個(gè)參與者相互認(rèn)識(shí)。

● 歡迎大家，并開始會(huì)議

Welcome, everyone. This is our agenda...

Thanks everyone for attending. It's really good to see you. Today's meeting is about...

Let's get started, shall we? I think everybody is here.

● 會(huì)議出現(xiàn)問題

The screen is blank.

The screen is frozen. / You're frozen.

You're breaking up a little bit.

There's a bit of an echo on the line.

● 沒聽懂

Could you speak more slowly, please?

Could you go through that again? I didn't quite understand it.

I just missed the last bit. Could you repeat it, please? My picture froze for a minute.

● 總結(jié)并結(jié)束會(huì)議

In summary, we're going to...

This is what I think we've agreed on...

If there are no further questions, we can wrap up the meeting. Thanks for being here and for your time.

會(huì)議結(jié)束后，可以將發(fā)送一個(gè)簡短的會(huì)議紀(jì)要給客戶，所有內(nèi)容總結(jié)成點(diǎn)，條理清晰，可以包含：已經(jīng)達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容；還需進(jìn)一步討論的內(nèi)容；客戶提出的問題及所需答復(fù)時(shí)間……

接下來你就可以按照會(huì)議內(nèi)容跟進(jìn)客戶或者預(yù)約下一次會(huì)議了。

（來源：外貿(mào)百事通）

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