我們通常會(huì)使用軟件來讓工作更輕松——軟件應(yīng)幫助我們更快地完成工作。就像使用軟件工具的企業(yè)和人一樣，軟件工具也一樣有自己的問題：某些環(huán)節(jié)需要一些人工干預(yù)——大多數(shù)是需要手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入，這就降低了效率。但有了工作流自動(dòng)化，就不必再這么麻煩了。

工作流自動(dòng)化是指在您使用的應(yīng)用程序內(nèi)簡化和自動(dòng)化一系列任務(wù)的行為。工作流自動(dòng)化讓您可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求開發(fā)流程，而不是根據(jù)所使用的工具來創(chuàng)建流程。最大的好處是：一切都是自動(dòng)化的。

·什么是工作流自動(dòng)化？

工作流自動(dòng)化是簡化和自動(dòng)化軟件中一系列可重復(fù)任務(wù)的過程，它超越了一次性任務(wù)，例如將電子郵件保存到待辦事項(xiàng)列表中。

為了更好地解釋工作流自動(dòng)化，我們分解一下什么是自動(dòng)化與工作流。

·什么是自動(dòng)化？

自動(dòng)化就是設(shè)置某些東西自動(dòng)運(yùn)行。任何自動(dòng)化的核心都可以歸結(jié)為一個(gè)簡單的命令：WHEN 和 DO。“當(dāng)發(fā)生這種情況時(shí)，就執(zhí)行該操作。”即使最復(fù)雜的自動(dòng)化也可以分解為這個(gè)簡單的命令。

·什么是工作流？

工作流是應(yīng)用程序中可重復(fù)的一組步驟，用于完成流程。但工作流和流程是不是一回事呢？

將流程視為需要做的“事情”。例如，您的企業(yè)可能有一個(gè)流程，用于在達(dá)成交易或提案后向客戶開具賬單。需要?jiǎng)?chuàng)建發(fā)票，將其發(fā)送給客戶，并在開始前讓客戶簽署并付款。

要完成此過程，就需要一個(gè)工作流。將工作流視為將“如何”執(zhí)行此操作——使流程運(yùn)行所需的具體步驟。例如，您需要在 QuickBooks 中創(chuàng)建發(fā)票，將其上傳到 DocuSign，通過電子郵件將其發(fā)送給客戶進(jìn)行簽名，然后通過 Stripe 發(fā)送后續(xù)郵件以收取付款。

圖片來源：自制

·工作流自動(dòng)化示例

工作流自動(dòng)化將使您能夠?yàn)楸３?/span>正常運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程而創(chuàng)建自主操作的工作流。例如管理發(fā)票、收集潛在客戶、發(fā)送營銷電子郵件等等。

可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的示例：

1.在一張電子表格中跟蹤跨社交媒體渠道和網(wǎng)站的品牌提及情況。

2.跟進(jìn)合格的線索以安排咨詢。

3.從電子郵件通訊列表中刪除退回的訂閱者。

4.創(chuàng)建項(xiàng)目中已完成任務(wù)的每周報(bào)告。

5.邀請(qǐng)客戶在購買產(chǎn)品后留下評(píng)論。

6.在交易完成后收集發(fā)票簽名。

這些只是涉及多個(gè)步驟（且通常涉及多個(gè)團(tuán)隊(duì)）的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的幾個(gè)示例。

·為什么要投資工作流自動(dòng)化？

為企業(yè)設(shè)置任何流程都是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，設(shè)置這些系統(tǒng)自行運(yùn)行的想法可能會(huì)讓人感到有很大挑戰(zhàn),但是，投資工作流自動(dòng)化有很多優(yōu)勢(shì)：

1.工作流自動(dòng)化可幫助您節(jié)省時(shí)間。66% 的中小型企業(yè)知識(shí)型員工表示，工作中的自動(dòng)化使他們能夠?qū)Ｗ⒂诟邉?chuàng)造性的任務(wù)和項(xiàng)目。

2.工作流自動(dòng)化減少了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。34% 的受訪知識(shí)型員工表示，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化數(shù)據(jù)輸入可以減少錯(cuò)誤。

3.工作流自動(dòng)化使企業(yè)得以擴(kuò)大規(guī)模。88% 的小企業(yè)主表示，自動(dòng)化使他們能夠與更強(qiáng)大的對(duì)手競爭。工作流自動(dòng)化幫助他們加快行動(dòng)速度，更快地完成銷售，減少在繁瑣工作上花費(fèi)的時(shí)間并提供更好的客戶服務(wù)。

·誰可以從工作流自動(dòng)化中受益

無論您身處哪個(gè)行業(yè)，都可以從工作流自動(dòng)化中受益。如果是使用應(yīng)用程序或軟件來工作，那么采用工作流自動(dòng)化將會(huì)非常合適。

以下是不同工作角色如何從工作流自動(dòng)化中受益的一些示例：

圖片來源：自制

·營銷運(yùn)營

營銷運(yùn)營人員負(fù)責(zé)管理各種營銷活動(dòng)的幕后工作：潛在客戶管理和評(píng)分、數(shù)據(jù)收集、軌跡跟蹤等等。由于需要管理的內(nèi)容如此之多，營銷人員往往是工作流自動(dòng)化的高級(jí)用戶也就不足為奇了。

工作流自動(dòng)化使?fàn)I銷運(yùn)營團(tuán)隊(duì)能夠在數(shù)據(jù)錯(cuò)誤產(chǎn)生負(fù)面影響之前發(fā)現(xiàn)并清理它們，這樣他們就可以專注于最擅長的事情——解決問題。

營銷運(yùn)營專業(yè)人員如何使用工作流自動(dòng)化：

1.潛在客戶管理：簡化潛在客戶收集、對(duì)潛在客戶進(jìn)行分類，然后將他們引導(dǎo)到適當(dāng)?shù)奈恢檬沁@項(xiàng)工作的關(guān)鍵部分。自動(dòng)化可確保潛在客戶信息清晰，并可用于開展?fàn)I銷活動(dòng)。

2.細(xì)分訂閱者：工作流自動(dòng)化可以在訂閱者進(jìn)入時(shí)對(duì)其進(jìn)行細(xì)分，確保您將向合適的受眾傳遞正確信息。

3.清理數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和格式問題可能會(huì)導(dǎo)致后續(xù)出現(xiàn)大麻煩。自動(dòng)化可以幫助您盡早發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至無需人工干預(yù)即可清理數(shù)據(jù)。

·社交媒體管理員

社交媒體營銷對(duì)任何企業(yè)來說都是至關(guān)重要的。社交媒體管理員不僅是品牌的代言人，他們還會(huì)跟蹤客戶的感受以及與企業(yè)的互動(dòng)。由于職業(yè)需要，他們通常會(huì)“永遠(yuǎn)在線”。

工作流自動(dòng)化使社交媒體管理員能夠跟上趨勢(shì)、跟蹤客戶情緒并創(chuàng)建內(nèi)容，避免讓自己精疲力竭。

社交媒體管理員如何使用工作流自動(dòng)化：

1.跟蹤品牌提及：盡管社交媒體管理員看起來可以同時(shí)出現(xiàn)在任何地方，但實(shí)際上他們不可能做到這一點(diǎn)。工作流自動(dòng)化可以幫助追蹤網(wǎng)絡(luò)上的討論。

2.跨平臺(tái)共享內(nèi)容：不同的平臺(tái)需要不同的策略，但這并不意味著跨網(wǎng)絡(luò)共享必須手動(dòng)進(jìn)行。工作流自動(dòng)化可以加快發(fā)布過程。

3.策劃帖子內(nèi)容：社交媒體管理員擅長重新利用內(nèi)容。自動(dòng)化工作流可以將想法集中到一處，以便快速創(chuàng)建內(nèi)容。

4.記錄帖子：社交媒體管理員需要報(bào)告帖子的表現(xiàn)，以向利益相關(guān)者證明其工作的價(jià)值。回顧過去的帖子也有助于識(shí)別能夠引起粉絲共鳴的內(nèi)容。通過自動(dòng)化，社交媒體管理員可以將更多時(shí)間用于分析結(jié)果，而無需花費(fèi)大量時(shí)間制作電子表格。

·銷售

銷售是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)、高壓力的職業(yè)，涉及很多環(huán)節(jié)。一旦有潛在客戶，銷售人員就要將潛在客戶轉(zhuǎn)變?yōu)楦顿M(fèi)客戶。當(dāng)他們不花時(shí)間與潛在客戶溝通時(shí)，就可能會(huì)使用到 CRM（客戶關(guān)系管理）工具，這是另一個(gè)需要管理的難題。

工作流自動(dòng)化可以處理銷售渠道中繁瑣的部分，從而讓銷售人員可以專注于面對(duì)面的互動(dòng)。

銷售人員如何使用工作流自動(dòng)化：

1.跟進(jìn)潛在客戶：當(dāng)潛在客戶表示出興趣時(shí)，第一次接觸至關(guān)重要。當(dāng)需要處理多個(gè)潛在客戶時(shí)，自動(dòng)化可以確保您不會(huì)忘記與誰聯(lián)系——它會(huì)為您完成這項(xiàng)工作。

2.安排演示和咨詢：雖然與客戶或潛在客戶進(jìn)行面對(duì)面交流對(duì)業(yè)務(wù)至關(guān)重要，但為安排會(huì)議時(shí)間而討價(jià)還價(jià)是很痛苦的。通過使用日程安排軟件和自動(dòng)化工具，銷售人員可以將注意力集中在更重要的事情上。

3.跟蹤和更新銷售渠道：CRM 是你的真相來源，因此任何重大的交易變更都需要被記錄下來。工作流自動(dòng)化可以在特定事件發(fā)生時(shí)自動(dòng)更新交易狀態(tài)，確保銷售渠道是最新且準(zhǔn)確的。

4.更新和管理聯(lián)系人：對(duì)于專業(yè)的銷售人員來說，當(dāng)他們將新獲得的客戶交給下一個(gè)團(tuán)隊(duì)時(shí)，記錄客戶互動(dòng)的日常細(xì)節(jié)是必要的。工作流自動(dòng)化可以在不中斷工作流程的情況下捕獲關(guān)鍵細(xì)節(jié)。

·會(huì)計(jì)

您能想象沒有會(huì)計(jì)的企業(yè)如何運(yùn)作嗎？隨著企業(yè)的發(fā)展和規(guī)模擴(kuò)大，詳細(xì)記錄資金的流入和流出就變得更加重要。工作流自動(dòng)化可幫助會(huì)計(jì)師跟蹤資金并減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

會(huì)計(jì)師如何使用工作流自動(dòng)化：

1.開發(fā)票：開發(fā)票的工作會(huì)一直持續(xù)下去，因此成為了工作流自動(dòng)化的理想候選對(duì)象。

2.客戶開戶：如果沒有注意到細(xì)節(jié)，從接收付款到客戶開戶的交接過程可能會(huì)很混亂。自動(dòng)化可以捕捉重要信息，使交接過程無縫對(duì)接。

3.填寫報(bào)銷單：填寫報(bào)銷單：處理人際關(guān)系和數(shù)據(jù)錄入可能會(huì)讓人頭痛不已。工作流自動(dòng)化可以解決報(bào)銷過程中最令人厭煩的部分。

4.更新 CRM 工具的付款狀態(tài)：會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)有一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，即在多個(gè)位置（從數(shù)據(jù)庫到 CRM）保持財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的更新。自動(dòng)化可以讓財(cái)務(wù)信息全面更新。

5.收集簽名：及時(shí)得到簽名就像按時(shí)收到付款一樣難以捉摸。工作流自動(dòng)化可以解決收集簽名時(shí)最煩惱的問題。

·電子商務(wù)

高效的流程對(duì)于網(wǎng)上商店來說更為重要。因?yàn)槿绻鼈儾淮嬖冢蛻舯銜?huì)注意到。丟失了快遞單號(hào)？找不到訂單更新？糟糕的流程會(huì)導(dǎo)致糟糕的客戶體驗(yàn)，從而導(dǎo)致差評(píng)。

工作流自動(dòng)化可幫助電子商務(wù)商店管理購買體驗(yàn)，從櫥窗購物到購買、運(yùn)輸?shù)鹊取?/span>

電子商務(wù)人員如何使用工作流自動(dòng)化：

1.訂單履行：這是您希望順利完成的過程，但有時(shí)會(huì)在包裝、創(chuàng)建標(biāo)簽和訂單表格方面犯錯(cuò)誤。您可以使用工作流自動(dòng)化將電子商務(wù)平臺(tái)連接到配送應(yīng)用程序和運(yùn)輸工具，以加快流程并提高準(zhǔn)確性。

2.跟蹤銷售：跟蹤銷售不僅僅是為了會(huì)計(jì)和庫存目的。了解誰在購買什么可以幫助您開發(fā)新產(chǎn)品，并相應(yīng)地定位營銷目標(biāo)。工作流自動(dòng)化可以將您的電子商務(wù)網(wǎng)站連接到CRM、營銷渠道以及會(huì)計(jì)軟件。

3.將客戶添加到郵件列表：通過將客戶添加到郵件列表中，在首次購買后留住他們。您可以使用工作流自動(dòng)化將電子商務(wù)平臺(tái)連接到電子郵件營銷平臺(tái)，以確保客戶始終了解最新動(dòng)態(tài)。

4.付款失敗通知：工作流自動(dòng)化還可以監(jiān)控哪些環(huán)節(jié)出了問題。您可以將電子商務(wù)和支付處理平臺(tái)與其他通信工具連接起來，自動(dòng)設(shè)置付款失敗或訂單取消的通知。

5.邀請(qǐng)客戶留下評(píng)論：消費(fèi)者在購買前進(jìn)行自己的研究比以往任何時(shí)候都更容易。評(píng)論是影響銷售成敗的社會(huì)證明。工作流自動(dòng)化可以簡化審查、收集和跟蹤反饋的過程。

·項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理者負(fù)責(zé)確保關(guān)鍵業(yè)務(wù)項(xiàng)目不脫軌，協(xié)調(diào)人員和任務(wù)，確保項(xiàng)目計(jì)劃在預(yù)算之內(nèi)按時(shí)完成。

工作流自動(dòng)化可幫助項(xiàng)目管理者委派任務(wù)、洞察情況并跟蹤進(jìn)度，這樣他們就可以專注于執(zhí)行。

項(xiàng)目管理者如何使用工作流自動(dòng)化：

1.創(chuàng)建報(bào)告：項(xiàng)目管理者要對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況負(fù)責(zé)。由于項(xiàng)目管理工具已經(jīng)是事實(shí)的來源，工作流自動(dòng)化可以幫助創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，并將其發(fā)送給涉眾。

2.分配任務(wù)：一個(gè)成功的項(xiàng)目是團(tuán)隊(duì)努力的結(jié)果，因此項(xiàng)目管理者經(jīng)常與項(xiàng)目組溝通并將任務(wù)委派給他們。不過，任務(wù)可能有多種來源。自動(dòng)化可以幫助項(xiàng)目管理者減少處理待辦事項(xiàng)的時(shí)間。

3.截止日期提醒：項(xiàng)目管理者不僅管理流程，還管理人員——但權(quán)力有限。他們可以自動(dòng)進(jìn)行提醒，這樣就不必再不斷催促項(xiàng)目成員。

4.跟蹤時(shí)間：項(xiàng)目管理者負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目范圍并按時(shí)交付。他們通常不會(huì)依賴猜測(cè)，而是通過時(shí)間跟蹤來更好地了解時(shí)間表。工作流自動(dòng)化無需依賴個(gè)人來準(zhǔn)確跟蹤時(shí)間，而是可以通過減少人為錯(cuò)誤來挽救局面。

·工作流自動(dòng)化：增長的秘訣

工作流自動(dòng)化并不僅僅適用于精通技術(shù)的人。任何人都可以從您每天使用的應(yīng)用程序內(nèi)簡化和自動(dòng)化任務(wù)中受益。借助工作流自動(dòng)化，您可以節(jié)省手動(dòng)任務(wù)的時(shí)間，更好地了解業(yè)務(wù)，并在不使自己疲憊的情況下擴(kuò)展可以完成的業(yè)務(wù)。

（來源：小億）

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