食品采購是供應鏈管理的重要環節，本質是在最佳時間以合適的價格購買準確數量的食材。

這聽起來很簡單，但食品采購員往往面臨著諸多挑戰，例如處理易腐產品、不穩定的供應和價格、嚴格的法規，以及消費者需求的變化。但對中小企業而言，最常遇到的挑戰或許是時間和資源的不足。

一、中小企業采購時面臨的主要挑戰

1、缺少時間和資源

大多數小型企業結構簡單，資源有限，往往一人身兼數職。因此，業務職能的專業化程度較低，食品采購最終被置于次要地位。

2、兼顧成本與質量

小型企業缺乏大型企業所具備的市場影響力和規模經濟，很難獲得低價資源。同時還面臨著商品價格和運輸費用的波動，因此很難在保持一定質量的同時控制成本。

3、跟上消費者的需求

中小企業還需要緊貼新的消費趨勢，以保持競爭力。這必定會增加產品組合的復雜性，以及開發成本。

同時，企業面臨著滿足消費者日益增長的衛生和環境需求的壓力。越來越多的消費者希望產品及其供應鏈的可追溯性更有保障。

4、供應鏈中斷的問題

麥肯錫在 2020 年第二季度進行的一項調查顯示，73% 的供應鏈高級管理人員遇到了供應商庫方面的問題，75% 則面臨生產和分銷方面的問題。

在目前的情況下，邊境封鎖、工廠關閉導致供應中斷，全球供應鏈的脆弱性顯而易見。被迫更換供應商會影響產品的穩定供應，企業可能不得不為此重新設計菜單或產品目錄。

5、掌握不同市場的法規和安全標準

食品法規、食品安全標準以及進出口法律會定期更新，從海外供應商采購產品的人員因此面臨更大的負擔。通常需要準備大量的文書材料和報告，很容易混亂，整理也非常耗時，特別是在涉及多個市場的情況下。

然而，機遇和挑戰并存。加拿大商業發展銀行的數據顯示 ，中小企業用于采購原材料或服務的資金通常占其銷售額的 45% 至 65%²。因此，精簡食品采購流程可大幅削減企業的成本。

三、招助您優化采購流程

1、利用標準作業程序 (SOP) 建立架構

恰當的采購流程對于小型企業而言大有裨益。企業不一定需要斥資購買最先進的電子采購軟件或預測規劃軟件，但要建立清晰的采購流程。

操作起來可以非常簡單。例如，將所有采購訂單妥善存檔，核對訂單與到貨和發票是否一致。企業密切監測庫存情況，制定相應的采購和收貨流程，可以更有效地掌控庫存。還可以考慮將合同條款和產品規格細節納入記錄中，以便日后參考。

2、采購戰略與商業目標保持一致

制定一個目標明確、符合企業市場定位的采購戰略。例如，如果企業定位是低成本提供商，那么降低成本就是采購戰略中的優先事項。

同理，如果您的重點是客戶滿意度，質量則是選擇供應商的關鍵指標。而如果企業核心優勢是向市場推出新產品，那么交貨期和創新便至關重要。

無論短期和長期戰略如何，總要留出靈活的空間，以滿足不斷變化的消費者需求。使用 ABC 分析 等方法定期分析庫存，有助您確定核心產品，并通過調整優先級或引入新產品線，更有效地管理成本。

3、善用技術，優化資源

自動化技術和商業數據能幫助我們更直觀地了解庫存狀態，優化采購計劃，減少浪費。不妨考慮投資應用數字采購系統，有助于根據客戶需求和現有庫存規劃采購預測或提出采購建議。

此外也有一些成本更低的選擇，例如微軟 Excel 就提供了一些基礎的內置模板，可用于跟蹤庫存和采購、評價供應商、分析趨勢等。

另一個值得探索的方向是將采購工作轉移至網上。過去，貿易展會是結識新供應商的場所。但如今，正如消費者轉向網購，B2B 貿易平臺 也提供了便捷可靠的方式，方便企業尋找新產品和供應商。

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4、打造強大的供應商庫，控制質量和成本

強有力的供應商合作關系頗有裨益，可以節省企業的時間和資源。在多個地域市場中尋找供應商，實現多樣化，建立起強勁的供應商網絡，從而能游刃有余地應對供應中斷的影響。

尋找具有相似目標和價值觀的可靠供應商。例如，供應商是否有嚴格的質量控制流程？如何處理產品質量問題？如何對待工人？他們過去在按時交貨方面的表現如何？

一旦找到了合適的供應商，專注于建立長期穩定的合作關系。與供應商保持密切聯系，長遠而言有助于降低采購成本。

5、考慮外包采購工作，加速擴大規模

對較小的企業而言，采購外包是一個可行的選項。其能提供專業技能（如運營知識、供應商篩選），節約您的時間和資源。外包還有助于整合采購，以獲得更優惠的價格，進一步節約成本；還能讓企業適應不斷變化的市場環境，迅速擴大規模。

信達雅Trustana這樣的合作伙伴能夠提供將食品進口至當地市場 的相關指引，以及跨品類的市場洞察，讓您的采購戰略和基準比較工作增值，助您得心應手地駕馭復雜的市場。

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總結：精簡采購流程可促進利潤增長

食品采購是企業的一項戰略職能。持續改善此流程，無論是多么微小的改進，都有機會節約成本，提升收益。采購是企業運營的支柱，直接影響企業的利潤和聲譽，因此采購戰略應密切配合商業目標。

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參考資料：

1. https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/resetting-supply-chains-for-the-next-normal

2. https://www.bdc.ca/en/articles-tools/operations/purchasing/best-practices-buying-goods-services

3. https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/operations-management/abc-classification/

（編輯：江同）

（來源：信達雅Trustana）

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