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2014-07-22 09:58
編者按：作者為浙江永康一家公司的外貿經理張兵（Nick），多年從事外貿工作。
關于使用WORD+OUTLOOK 群發的教程（圖文版），需要的工具：一般Microsoft Office 2007 以上版本含有此教程需要的兩個工具OUTLOOK 和WORD。（下圖）
下載并安裝Office 之后，在Outlook 打開之后需要綁定一個賬戶。建議使用gmail 郵箱，并且添加至少2 個gmail 郵箱賬戶。
具體如下：
把框內的內容準確填寫。可以不選擇“手動配置服務器類型或其他服務器類型”，outlook 會自動設置完成的。
添加賬戶之后，如圖所示。Gmail 服務器設置如右圖。
在這里，為了和自己常用的主郵箱提前關聯起來，可以增加設置一點，這一點也是解決日后和客戶變更聯系郵箱問題的方法。
打開outlook，工具---賬戶設置---可以看到上圖的界面，可以看到已添加的所有郵箱。點擊“更改---其他設置（右下角）”，彈出界面如下：
除了第一行是默認自己添加的郵箱賬戶之外，“其他用戶信息”下面的兩處均為默認空白。
組織：可以填上自己公司的簡短名字，不要用公司全稱，也最好不要全稱。答復電子郵件：指的是你回復郵件顯示的郵箱地址，這里可以填上自己的企業郵箱，或者其他常用郵箱。完成之后，outlook 的設置基本完成。
下面是利用word 群發郵件的方法步驟。
在此之前要求業務員本身有良好的整理客戶資料的習慣。Excel 表格要登記客戶的詳細信息。如圖：
注意看紅框之內的內容，后面需要對比此處內容。還有excel 下部的工作表。也特別注意紅框內的工作表名稱，后續對比。
在你有完善的客戶列表之后，就相當于你有了一份完善的數據庫。下面打開新建的word文檔，來進行下一步。
打開word 文檔之后，寫上你要發出去的開發信。以下作為舉例。
完成開發信的內容之后，點擊“郵件”這一欄目。如圖：
“選擇收件人”下拉列表里面，點擊“使用現有列表”。如圖：
然后會彈出如下窗口，選擇你的客戶列表的文件路徑，找到你的客戶列表。（在此說明一點：如果你的客戶列表是加密的excel 文件，那么你必須事先在打開excel 里面打開你的客戶列表，不然會出現錯誤。）如圖：
找到之后，雙擊你的客戶列表，會出現如下窗口。
注意看名稱這一列，然后對比你的客戶列表里面的工作表名稱，是否這就是你的所有工作表呢？選擇你想聯系的工作表里面的客戶，選中之后，點擊“確定”。比如說我選擇的是“Google$”這個列表，那么會出現如下窗口。
在這里的粗線框里面，是否就是你的客戶列表里面為客戶信息設置的第一欄呢？這點注意到了，繼續往下。
在name 這一欄里面選擇你需要發郵件的客戶，如果全部需要發郵件，那么就按照默認的全部選擇就好。（在我的客戶列表里面這一欄是name，當然你們的可能是contact person，
或者person 什么的，每個人設置的不一樣，這里顯示的就不一樣。）另外我這里沒有把全部的客戶名字輸入子在客戶列表，如果實在找不出客戶名字，可以輸入Mr.或者是Mrs. ，一般還是Mr.比較好一些。
點擊確定之后界面回到你的開發信上。這時候請把鼠標的光標放在你的開發信 開頭的Dear 后面空一格的位置，如圖:
之后，請點擊“插入合并域”
點擊之后，出來下拉框如圖。請注意看這個下拉框，里面的所有項目是不是就是你的客戶列表里面客戶信息的第一欄呢？對比一下。
對比過之后，是否一個不差呢？這就對了，繼續下一步。
點擊過“name”之后，看看你的Dear 后面，是否像這樣呢？
這就是你插入的“域”，下一步你就會明白了。
點擊“預覽結果”，看一下Dear 后面的變化。你的客戶名字一個個的就在插入的域的位置顯示出來了。這就就可以進行最后一步了。
點擊“完成并合并”，在下拉框里面選擇“發送電子郵件”。之后出來這樣的窗口。如圖:
填入你想好的郵件主題，點擊確定。
Word+outlook 會自動開始郵件發送進程。
在此期間outlook 是否打開是不會影響郵件發送的，因為會自動打開outlook（前提是電腦郵件客戶端默認設置是outlook）。
如果想要看發送效果，可以打開outlook 查看“發件箱”或者“已發送郵件夾”。
建議：建議每個客戶工作表里面不要超過100 個客戶資料，因為如果你一個gmail 賬戶短時間內發送太多封郵件的話，會導致gmail 郵箱暫時的被限制，導致莫名其妙的發送失敗。
這也是為什么建議outlook 添加至少兩個郵箱賬戶的原因，發送過一個客戶列表之后，可以在outlook“賬戶設置”里面把另外一個賬戶“設為默認值”，然后從第二個郵箱賬戶發送郵件，這樣以此類推。
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